Document kenmerken - Document types - Algemeen

Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Document types > Tabblad: Algemeen

Er kunnen allerlei type documenten gescand en geüpload worden. Denk hierbij bijv. aan pakbonnen, orderbevestigingen, facturen etc, maar ook aan belastingaangiftes en verzekeringspolissen.

Een document dat gescand wordt, krijgt een type mee. Op deze document types kan weer gezocht worden.
 
 


Document type ID: dit wordt door Intelly automatisch bepaald bij het opslaan van een nieuw type.
Omschrijving: hier geeft u de omschrijving van het document type op.
Voorbeelden van document types zijn:
- Administratie - correspondentie
- Bank - rekeningafschrift
- Belasting - BTW
- Inkoop - factuur
- Inkoop - orderbevestiging
- Inkoop - pakbon
- Verkoop - factuur
- Verkoop - Herinneringen
Interne referentie gebruiken: 
"Geldig tot" gebruiken:
Maximaal aantal versies: hier stelt u het maximaal aantal te bewaren versies in.
Versie label: hier geeft u het versie label op, bijvoorbeeld: Gewijzigde afdruk
Document bewerkbaar:  hier geeft u op of dit document type bewerkbaar is. Daarbij is het vereist om ook het maximaal aantal versies in te vullen.
Kleur scans omzetten naar grijswaarden:

Klik vervolgens op OK om het aangemaakt document type op te slaan.

Intelly/red_exclamationmark.giTIP: Met de button  is het mogelijk om een mailadres inzichtelijk te krijgen waar documenten rechtstreeks naartoe gemaild kunnen worden, waardoor deze vervolgens automatisch in Intelly komen te staan. Dit wordt gebruikt bij een scanner waarop mailfunctionaliteit zit, maar ook om (inkoop)factuur digitaal te ontvangen.
 
Per type is het mogelijk om één of meerdere acties uit te voeren. Bijv. een inkoopfactuur dient geboekt te worden, een verzekeringspolis wilt u graag één keer per jaar ter reminder inzien, de belastingaangifte wilt u ter naslagwerk in kunnen zien etc.