Inrichten van de vaste activa

Stap 1: Aanmaken Vaste Activa Groepen

Stap 1: Aanmaken Vaste Activa Groepen

Stamgegevens > Financieel > Automatisering mutaties > Vaste activa > Vaste activa groepen
 

Als eerste dient u de vaste activa groepen aan te maken. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn inventaris, gebouwen, machines, vervoermiddelen etc. Deze maakt u aan door naar bovenstaand menu-pad te gaan. Selecteer de betreffende administratie. U kunt nu een nieuwe groep aanmaken door te klikken op het -icoontje of een bestaande vaste activa groep te openen.
 

Hier kunt u alle gegevens invoeren voor uw nieuw aan te maken groep.

Klik hier voor meer informatie voor de uitgebreide beschrijving in de handleiding.
 

Omschrijvingen mutaties

Nadat u op 'OK' heeft geklikt komt u vervolgens terecht bij de Omschrijvingen van de mutaties. 
 

Hier kunt u zelf de omschrijving opgeven van een financiële mutatie die wordt aangemaakt. Onder de bovenstaande 5 regels staan 3 mogelijkheden die kunnen worden ingevuld om van de geautomatiseerde boekingen een begripvolle omschijving te maken. Dit staat hier uitgebreid beschreven.
 

Boekjaar

Als laatste ziet u een tabel met de kolomtitels 'Boekjaar' en 'Mutatie types'. 
 
Selecteer hier de boekjaren waarin de activa , in de betreffend activa groep, afschrijvingen hebben plaatsgevonden.
Om alles goed in te stellen dient u alle jaren waarvoor geen financiële mutaties meer voor mogen worden aangemaakt, te selecteren en in de tabel te zetten. Vervolgens klikt u per jaar op het -icoontje. In de eerste kolom selecteert u de optie ‘Realiteit’ en in de laatste kolom vult u de datum in waarvoor de laatste financiële mutatie mag worden gedaan. De juiste instelling kan er dan als volgt uitzien:

Vanaf de jaren dat er wel financiële mutaties dienen te worden aangemaakt, oftewel afschrijvingsboekingen, dient u in de betreffende jaar (en volgende jaren) ook toe te voegen in de tabel. Na het klikken op het -icoontje, hoeft u alleen de optie 'Realiteit' te selecteren en een 'OK' te geven. Er hoeft geen datum te worden ingevuld. Voor dit jaar ziet het er dus als volgt uit:

Klik hier voor de uitgebreide beschrijving.
 

Stap 2: Instelling Grootboekrekening

Stap 2: Instelling Grootboekrekening

Als u de vaste activa niet wilt koppelen aan een inkoopboeking, dan hoeft u hier niets in te stellen.

Als u de vaste activa wel wilt koppelen aan een inkoopboeking, volg dan het onderstaande pad om een koppeling met de Vaste activa binnen de inkoopboeking mogelijk te maken.

Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Grootboeken.
 

U dient in te stellen dat de grootboekrekening van de investering, die u heeft opgegeven bij het aanmaken van de vaste activa groep (stap 1), vraagt om de investering te koppelen aan de Vaste activa.

U vraagt dus eerst het betreffende grootboek op via bovenstaand menu-pad. Na het openen van het grootboeknummer ziet u staan ‘Vragen om vaste activa’.
 

U kunt het vakje:
Intelly zal u bij het gebruiken van deze grootboekrekening verplichten om hier iets in te vullen. Als u dit niet doet, zal de boeking 'in concept' blijven staan en niet definitief gemaakt worden.
Intelly vraagt u bij het gebruiken van deze grootboekrekening om iets in te vullen, maar dit is niet verplicht, slechts optioneel.
 

Stap 3: Handmatig vast actief aanmaken

Stap 3: Handmatig vast actief aanmaken

In deze optie heeft u besloten dat u het betreffende vast actief niet binnen Vaste activa wilt koppelen aan de oorspronkelijke inkoopboeking. U maakt handmatig het vast actief aan binnen Vaste activa.

Om het actief aan te maken, volg dan het onderstaande pad:

Stamgegevens > Financieel > Automatisering mutaties > Vaste activa > Vaste activa 

U selecteert de betreffende administratie. Vervolgens klikt u op het -icoontje om een nieuw vast actief aan te maken. Of open een bestaande actief om een nieuwe investering toe te voegen.

De volgende tabbladen zijn hier van belang om in te vullen.

• Algemeen
• Investeringen

Ga naar Vaste Activa voor de beschrijving van alle tabbladen.

Het is mogelijk om later, alsnog de investering te koppelen aan een inkoopboeking. Ga naar Stap 4: Inrichten van de Vaste Activa om te lezen hoe u alsnog het actief kunt koppelen.
 

Stap 4: Handmatig vast actief koppelen aan inkoopboeking

Stap 4: Handmatig vast actief koppelen aan inkoopboeking

In deze optie heeft u besloten dat u het betreffende vast actief binnen Vaste Activa wilt koppelen aan de oorspronkelijke inkoopboeking. U maakt van te voren het vast actief alvast aan binnen Vaste Activa (zie Stap 3 voor de beschrijving) en koppelt daarna de inkoopboeking aan het aangemaakte vast actief.

 
U heeft de de investerings grootboekrekeningen ingericht zoals bij stap 2 is beschreven.

Koppelen boeking

Vervolgens kunt u de oorspronkelijke aanschafboeking van de investering opvragen. Dit kan door te zoeken in de ordner inkoop of de boeking via de grootboekkaart in de mutatiebalans van de ordner Rapporten op te vragen. Heeft u de boeking gevonden en geopend, ziet u aan het einde van de boekingsregel een -icoontje. Als u hierop klikt, verschijnt onderstaand scherm:

Middels het -icoontje zoekt u naar de bijbehorende - reeds aangemaakte -Vaste Activa en klikt u vervolgens op ‘OK’, om deze boeking te koppelen aan de Vaste Activa (indien u de investering reeds handmatig in de Vaste Activa heeft opgegeven).
Of indien de investeringsregel nog niet binnen de bestaande Vaste Activa is opgegeven, klikt u op 'toevoegen' en wordt er binnen de geselecteerde Vaste Activa een investeringsregel toegevoegd op basis van de boekingsgegevens.
 

Aanvullen gegevens

Als u vervolgens nogmaals via het -icoontje het koppelscherm opent, ziet u dat het Vaste Activa ID zichtbaar is. Hier kunt u via het -icoon in de vaste activa kijken. Ga dan naar het tabblad 'Investeringen' en u kunt de investeringsregel erbij zien staan. Automatisch zijn enkele gegevens op basis van de inkoopboeking gevuld, zoals de investeringsdatum, investeringsbedrag (dit dient het bedrag exclusief BTW te zijn), de levensduur in jaren is ingevuld op basis van tabblad 'Algemeen' van de vaste activa. Deze gegevens zijn wijzigbaar.
Daarnaast is het mogelijk om te klikken op het-icoontje in de kolom Specificaties. Bij 'Omschrijving' staat nu de omschrijving uit de inkoopboeking. Deze hoeft dus niet hetzelfde te zijn als de omschrijving van het vast actief dat u van tevoren zelf heeft aangemaakt. De omschrijving die automatisch bij Specificaties is ingevuld, wordt bedoeld met ##FixedAssetsInvestments.Description## in Vaste activa groepen. Tevens is hier ook te zien wat de leverancier is geweest van de betreffende investering.

Vul eventueel ontbrekende gegevens meteen aan (zoals restwaarde, afronding etc.) zodat de gegevens compleet zijn.
 

Stap 5: Automatisch vast activa aanmaken met koppelen inkoopboeking

Stap 5: Automatisch vast activa aanmaken met koppelen inkoopboeking

U heeft besloten om van te voren geen vast actief aan te maken binnen de Vaste activa, maar om via de inkoopboeking direct een nieuwe vaste activa aan te maken.
 
U heeft de investerings grootboekrekeningen ingericht zoals bij stap 2 is beschreven.
 

Aanmaken vast activa

Vervolgens kunt de oorspronkelijk aanschafboeking van de investering opvragen. Dit kan door te zoeken in de ordner Inkoop of de boeking via de grootboekkaart in de mutatiebalans van de ordner Rapporten op te vragen. Heeft u de boeking gevonden en geopend, dan ziet u aan het einde van de boekingsregel een -icoontje. Als u hierop klikt, verschijnt onderstaand scherm:

In dit geval kiest u voor de optie ‘Nieuw’. Er wordt dan automatisch binnen Vaste activa een nieuw item aangemaakt met de gegevens (en dus ook de omschrijving) uit de oorspronkelijke inkoopboeking.

Indien u drie inkoopfacturen heeft die hetzelfde nieuwe vaste activa betreffen, klikt u bij de eerste boeking op 'nieuw' om de vaste activa aan te maken. Bij de andere twee inkoopboekingen bestaat de vaste activa al en klikt u op 'toevoegen'.

Aanvullen gegevens

Als je vervolgens nogmaals via het -icoontje het koppelscherm opent, zie je dat het Vaste Activa ID zichtbaar is. Hier kun je via het -icoon in de vaste activa kijken.
Zo is naast de omschrijving, de bijbehorende vaste activa groep en de afschrijvingsmethode ingevuld. De afschrijvingsmethode is ingevuld n.a.v. hetgeen u heeft ingevuld als standaard afschrijvingsmethode in de bijbehorende vaste activa groep. Dit is uiteraard nog wijzigbaar.
Ga vervolgens naar het tabblad 'Investeringen' en je kunt de investeringsregel erbij zien staan. Automatisch zijn enkele gegevens op basis van de inkoopboeking gevuld, zoals de investeringsdatum, investeringsbedrag (dit dient het bedrag exclusief BTW te zijn), de levensduur in jaren is ingevuld op basis van tabblad 'Algemeen' van de vaste activa. Deze gegevens zijn wijzigbaar.
Daarnaast is het mogelijk om te klikken op het -icoontje in de kolom Specificaties. Bij 'Omschrijving' staat nu de omschrijving uit de inkoopboeking. Deze hoeft dus niet hetzelfde te zijn als de omschrijving van het vast actief dat u van tevoren zelf heeft aangemaakt. De omschrijving die automatisch bij Specificaties is ingevuld, wordt bedoeld met ##FixedAssetsInvestments.Description## in Vaste activa groepen. Tevens is hier ook te zien wat de leverancier is geweest van de betreffende investering.

Vul eventueel ontbrekende gegevens meteen aan (zoals restwaarde, afronding etc.) zodat de gegevens compleet zijn.