Documentsysteem - Inrichten documentsysteem met IFIN
Het inrichten van het documentsysteem, die gegevens uitwisseld met Intelly Financial System, bestaat uit een aantal stappen. Dit zijn een aantal opeenvolgende stappen welke hieronder in chronologische volgorde zijn beschreven.
Met de eerste twee stappen worden de administratie en het documentsysteem ingericht. Heeft u deze al ingericht, dan kunt u gelijk verder gaan vanaf stap 3.
Stap 3: Aanmaken BTW codes (logistiek)
Stap 3: Aanmaken BTW codes (logistiek)
Stamgegevens > Algemeen > Omzetbelasting codes
Aan de logistieke kant worden BTW codes aangemaakt, die o.a. gebruikt worden binnen de relatie en bij het boeken van de ToDo. De logistieke BTW codes zijn eenvoudig van opzet (hoog, laag of geen).
Als u een nieuwe BTW code aanmaakt, krijgt u het volgende scherm om in te vullen:
BTW code: Hier kunt u een eigen nummer ingeven, laat u hem leeg, dan wordt het nummer dat tussen haakjes staat genomen.
Omschrijving: Hier geeft u de omschrijving van de logistieke BTW code op.
Klik vervolgens op OK om de BTW code op te slaan. Vervolgens kunt u per land aangeven welk percentage deze BTW code heeft:
Van links naar recht zijn dat de gegevens:
Land: Met behulp van de dropdown kunt u hier het land selecteren. Dit is het land welke is ingevuld bij de werkmaatschappij.
BTW percentage: Hier geeft u het betreffende BTW percentage op
Omschrijving: Hier geeft u de omschrijving van de logistieke BTW code op.
Klik vervolgens nogmaals op OK om ook deze gegevens van de BTW code op te slaan.
Stap 4: Koppeling BTW codes in de Administratie
Stap 4: Koppeling BTW codes in de Administratie
U kunt op twee manieren bij dit stamgegeven komen:
Voor elk logistieke BTW code kunt u hier per land de financiële BTW code koppelen. Per landcode moet er een onderscheid worden gemaakt tussen inkoop en verkoop. Het volgende tabblad is hier van belang om in te vullen.
Er zijn meer tabbladen die ingevuld kunnen worden, voor koppelingen met andere systemen en verdere inrichting van de administratie. Klik hier voor de beschrijving van alle tabbladen.
Stap 5: Koppeling BTW codes in de Relaties
Stap 5: Koppeling BTW codes in de Relaties
U kunt als volgt naar de relatie(s) toe:
Klik linksboven op het - of het -icoon
Vervolgens kiest u "Relaties"
Of u volgt het pad Stamgegevens > Algemeen > Relaties
Klik op het -icoon en vervolgens op het -icoon om een relatie te wijzigen. Het volgende tabblad moet de logistieke BTW code worden ingevoerd, bij de BTW code inkoop en verkoop.
Een factuursoort wordt gebruikt om uw inkoopfacturen te boeken. In feite zijn de factuursoorten een selectie van uw grootboekschema met alleen die rekeningen die van belang zijn voor het boeken van inkoopfacturen.
Het aanmaken van een factuursoort doet u door te klikken op het -icoontje. Vervolgens voert u de omschrijving van de factuursoort in. Een ID wordt door Intelly automatisch aangemaakt, maar het is ook mogelijk om dit IDnr zelf te geven, bijvoorbeeld gelijk aan het grootboekrekeningnummer, zodat het ook mogelijk is om te boeken op grootboekrekeningnummer. U dient vervolgens de factuursoort te koppelen aan de bijbehorende werkmaatschappij.
Voor een uitgebreide beschrijving en de extra mogelijkheden, klik dan hier.
Stap 7: Koppeling factuursoorten in de Administratie
Stap 7: Koppeling factuursoorten in de Administratie
U kunt op twee manieren bij dit stamgegeven komen:
Er zijn meer tabbladen die ingevuld kunnen worden, voor koppelingen met andere systemen en verdere inrichting van de administratie. Klik hier voor de beschrijving van alle tabbladen.
Stap 8: Koppeling factuursoorten in de Relaties
Stap 8: Koppeling factuursoorten in de Relaties
U kunt als volgt naar de relatie(s) toe:
Klik linksboven op het - of het -icoon
Vervolgens kiest u "Relaties"
Of u volgt het pad Stamgegevens > Algemeen > Relaties
Klik op het -icoon en vervolgens op het -icoon om een relatie te wijzigen. Het volgende tabblad kan de factuursoorten worden ingevoerd, zodat deze al automatisch wordt aangereikt door het systeem.
Meer informatie over het aanmaken/beheren van uw relaties, vindt u hier.
Met behulp van deze stappen is het nu mogelijk om inkoopfacturen via het documentsysteem in te lezen en vervolgens te verwerken binnen Intelly. Het verdere gebruik van deze inkoopfactuurstroom staat hier beschreven.