Algemeen - Documenten

Om optimaal gebruik te kunnen maken van het Documentsysteem dienen de stamgegevens te worden ingericht.

Het betreft de volgende stamgegevens:

• Security levels
• Document groepen
• Document types
• Importeren e-mail adressen
• Importeren e-mailadressen genereren
• Herkenningen beheer
• Uitvoer instellingen
• Documentstroom
• Sjablonen

• Document e-mail adres aanmaken

Document kenmerken - Security levels

Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Security levels

Door aan een document een Security level toe te kennen, kunt u bepalen welk beveiligingsniveau minimaal vereist is om een gebruiker toegang te geven tot het inzien of bewerken van een document. Bij een gebruiker kunt u instellen tot welk security level hij/zij gemachtigd is. Bij Gebruikers-instellingen staat beschreven hoe u dit kunt instellen.

De inrichting van de Security levels kan bijvoorbeeld zijn:

Een factuurdocument krijgt bijvoorbeeld level 5 Administratie. Het document is dan zichtbaar voor gebruikers waarbij security level 5 of hoger is ingesteld. Een gebruiker met security level 5 is gemachtigd tot documenten met security level 5 of lager.

Het laagste niveau is voor veel mensen toegankelijk.
Hoe hoger het niveau des te minder mensen dit document mogen inzien.

Om een security levels aan te maken klikt u op het -icoon. In het veld 'Security level' kunt u het niveaunummer opgeven met daaronder de daarbijhorende omschrijving. Klik op OK om het security level op te slaan.

Op de tabbladen Gebruikers met bewerkrechten/leesrechten kunt u zien welke rechten zijn toegekend aan een gebruiker. Bij gebruikers staat uitgelegd hoe u bepaalt welke gebruikers welke documenten mogen inzien.
 

Document kenmerken - Document groepen

Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Document groepen

Door aan een document 1 of meerdere Document groepen toe te kennen, kunt u bepalen welke groepen (bv. werkmaatschappijen of afdelingen) binnen een bedrijf toegang mogen krijgen tot het document. Bij een gebruiker kunt u instellen tot welke document groep(en) hij/zij gemachtigd is.

Stel dat een onderneming bijvoorbeeld bestaat uit een holding met meerdere BV's, dan kunt u per BV een documentgroep aanmaken. Op deze manier kunt u dus regelen dat een gebruiker van de ene BV geen documenten kan zien van de andere BV.

Via het -icoontje kunt u een nieuwe documentgroep aanmaken. U vult vervolgens de naam van de documentgroep in. Een ID wordt door Intelly automatisch gegenereerd.

Als u de documentgroep heeft aangemaakt en deze heeft geopend, zijn de volgende tabbladen zichtbaar:

• Algemeen
• Begeleidend schrijven
• Bronnen
• Gebruikers

Document kenmerken - Document types

Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Document types

Door aan een document een Document type toe te kennen kunnen documenten worden onderverdeeld. Zo kunnen bijvoorbeeld alle verkoopfacturen worden toegekend aan een document type verkoopfactuur.

Via het -icoon kunt u een nieuw document type aanmaken of u kunt een reeds bestaande document type openen om in te zien of te bewerken.
De volgende opties zijn aanwezig:

• Algemeen
• Documentenstroom
• Explorer upload
• Financieel
• Herkenning
• Logistiek
• Werkmaatschappijen

Document Importeren e-mailadressen

-
 

Document Importeren e-mailadressen genereren

Documenten herkenning beheer

Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Herkenning beheer

-
 

Uitvoer instellingen

Printen of mailen

Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Uitvoer instellingen

Deze instellingen hebben betrekking op de uitvoermogelijkheden van het document.
Het document kan geprint worden op een in het onderstaande scherm aangegeven printer, maar het document kan ook gemaild worden naar het e-mailadres van de geadresseerde van het document.
 

Verklaring van de mogelijkheden:

Uitvoerinstelling: Dit is een uniek nummer door het programma toegekend als u zelf geen ander nummer heeft ingevuld.
Omschrijving: Dit is de naam die u bijvoorbeeld bij het verkoopboek (tabblad afdrukken) kunt kiezen.

Document instellingen:
Security level: Hier kiest u het beveiligingsniveau. m.a.w. wie mag het document gebruiken.
Type: Dit geeft aan wat voor een soort document het is.
Groepen: Voor welke administraties wilt u dit docucment beschikbaar stellen.
Standaard groep toevoegen: Deze staat altijd aangevinkt.
Briefpapier: Hier kiest u het briefpapier voor het printwerk.
Sjabloon: Hier kiest u het sjabloon dat de lay-out van het print werk op het document bepaald.
Uitvoer wijzigbaar: Als u het vinkje hier aanzet, kunt u in het afdrukvoorbeeld nog wijzigen aanbrengen.

Uitvoer niet selecteerbaar:
Kenmerk ([Specification]): Hier vult u meestal de naam van het document in gevolgd door het factuur / referentie nummer.
Omschrijving: Hier kunt u nog een nadere omschrijving invullen van het document.

Afdruk instellingen klant:
Printer: Hier vult u de naam van de printer in zoals deze binnen het netwerk bekend is.
Aantal:  Hier vult u het aantal kopieën in.
Briefpapier afdrukken: Als hier een vinkje wordt gezet, wordt het document op briefpapier afgedrukt.

Afdruk instellingen eigen kopieën:
Printer: Hier geeft u de naam van de van de interne printer.
Aantal: Hier vult u het aantal kopieën in.

Mail instellingen:
Mail type: Hier kiest u de documentsoort.
Van: Hier vult u in het grijze kader achter de keuzelijst uw eigen e-mailadres (Tag-naam [userEmailAddress]) of het algemene e-mailadres van uw organisatie .(bijvoorbeeld info@bedrijfsnaam.nl)
Aan: Hier vult u in het grijze kader achter de keuzelijst met de Tag-naam [RelationEmail] de naam van de relatie.
CC: Hier vult u in het grijze kader achter de keuzelijst het e-mailadres van de kopiehouder van de email in.
BCC: Hier vult u in het grijze kader achter de keuzelijst het e-mailadres van de Blind Carbon Copy-houder van de email in.
Vertraagd verzenden: Als u hier een vinkje aanzet, wordt afhankelijk van het document-type het document later verstuurd.

Groepeer instellingen:
Hoofd uitvoer instelling:  
Is groep:
 

Documentstroom

Stamgegevens > Algemeen > Documenten > Documentstroom

Wanneer een gescand document, bijvoorbeeld een inkoopfactuur, nog moet worden ingeboekt in de administratie, dan is het mogelijk om hier een documentstroom voor in te richten. Nadat het document is gescand komt het in de ToDo manager terecht. Afhankelijk van de inrichting moet het document dan een traject afleggen, bijvoorbeeld het aanmaken van een factuur en het doorboeken van die factuur.
Klik op inkoopfactuurstroom voor een uitgebreide beschrijving.

Het inrichten van de ToDo procedures wordt uitgelegd bij document types. De overige instellingen zijn opgesplitst in Inkoop en Verkoop.

• Inkoop
• Verkoop

Sjablonen

Stamgegevens > Algemeen > Documenten> Sjablonen

• Sjablonen regel tags
• Sjablonen tags
• Sjablonen
• Sjabloongroepen

Sjablonen Briefpapier

Om automatisch gegenereerde documenten te kunnen voorzien van een standaard kop- en voettekst is het mogelijk om een briefpapier layout aan te maken.
Meer informatie
 

Sjabloon kopiëren van andere omgeving

Hulpmiddelen > Algemeen > Sjablonen > Kopieer sjabloon van andere omgeving.

Indien u als gebruiker toegang heeft tot meerdere database omgevingen binnen Intelly en wanneer uw rechten het toelaten, dan kunt u sjablonen van de ene omgeving kopiëren naar de andere omgeving.
Het werkt als volgt:

• U selecteert eerst de bronomgeving. Dit is de omgeving van waaruit u een sjabloon wilt kopiëren naar de omgeving waarin u zich nu bevindt.
• Wanneer u de bron omgeving hebt geselecteerd, dan kunt u de bron sjablonen aanvinken. Deze sjablonen zullen dan vanuit de bronomgeving gekopieerd worden naar uw huidige omgeving.
• Klik nu op 'OK' om de actie uit te voeren.

Sjablonen tags

Stamgegevens > Algemeen > Documenten> Sjablonen> Tags

Dit zijn de variabele velden die u kunt gebruiken in de sjablonen. De tag [Name] in een ordersjabloon zal bij het afdrukken vervangen worden door de naam van de relatie. De Tags zijn hoofdlettergevoelig. Dus let bij het gebruik van tags op dat u ze letterlijk overneemt zoals ze zijn gedefinieerd. Binnen de verschillende modules van Intelly kunnen specifieke tags gebruikt worden. Hieronder staan deze specifieke tags onderverdeeld:
 

Regelopbouw

Op een order staan over het algemeen meerdere orderregels. Dit zijn bijvoorbeeld de bestelde producten. Om te bepalen hoe deze regels op de sjabloonafdruk automatisch opgebouwd moeten worden, kunt u dit standaard inrichten per sjabloon.
Klik op regelopbouw voor een uitgebreide beschrijving over de inrichting.

Hieronder staan de verschillende tags die gebruikt kunnen worden per definitietabel:
 

List Tags

Met de List tags kunnen automatische nummeringen toegevoegd worden.
 

[Has...][/Has...] Tags

Met de tags [Has...] [/Has...] kan, afhankelijk van het resultaat van een tag, bepaald worden of de tekst binnen deze [Has...] tags getoond moet worden. 
 

Sjabloon groepen

Bij de optie sjabloon groepen kunnen groepen aangemaakt worden om sjablonen te kunnen onderverdelen. Zo kunt u bijvoorbeeld een onderverdeling maken in sjabonen voor particulieren en zakelijke klanten.
 

Document e-mail adres aanmaken

In het invoerscherm van Security levels, Document groepen en Document types bevindt zich de knop Doc. e-mail adres. Met deze knop kan een e-mail adres worden samengesteld waarnaar een gescand document vanaf de scanner kan worden verstuurd. Het document wordt dan naar ons Document systeem verzonden en zal daarin terecht komen met de specificaties die in het e-mail adres zijn verwerkt. De scanner moet uiteraard wel de mogelijkheid hebben om gescande documenten te kunnen verzenden per e-mail.

Het aanmaken van zo'n e-mail adres werkt als volgt:
Klik op de knop Doc. e-mail adres.
Onderstaand scherm wordt geopend.

• Omgeving: Dit is de databasenaam van de klant
• Document groep: Hier stelt u in welke document groep moet worden ingesteld voor het gescande document.
• Document type: Hier stelt u in welk document type moet worden ingesteld voor het gescande document.
• Security level: Hier stelt u in welk security level moet worden ingesteld voor het gescande document.
• Kleuren scannen: Vink dit aan indien het gescande document in kleur moet worden verstuurd.
• Bulk scannen: Vink dit aan indien het een bulk scan betreft.