Document Manager - Bewerken
Via de optie Bewerken kunnen diverse handelingen met een document worden uitgevoerd.
Toekennen
De basishandeling is het toekennen van het document. Dit houdt in dat aan het document bepaalde eigenschappen worden meegegeven om het document inzichtelijk en opvraagbaar te maken. Het toekennen gaat als volgt:
- Kenmerk: Dit is de naam/referentie van het document
- Datum: Dit is de datum van het document
- Type: Dit is het type waartoe het document behoort
- Niveau: Dit is het security level dat een gebruiker minimaal moet hebben om het document te mogen inzien
- Omschrijving: Hier kan een uitgebreide omschrijving van het document worden opgegeven
Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.
Bijlagen
Het koppelen van een bijlage houdt in dat het gekoppelde document als het ware onder het hoofddocument komt te hangen. Het is mogelijk om meerdere bijlagen (documenten) aan één hoofddocument te koppelen. Op deze manier kan een selectie van documenten worden verzameld. Wannneer het hoofddocument wordt opgeroepen, zijn direct de bijlagen (gekoppelde documenten) zichtbaar. De gekoppelde documenten en het hoofddocument blijven wel losstaande documenten zodat ze eventueel ook individueel aan andere documenten kunnen worden gekoppeld. De inhoud van de documenten blijft dus hetzelfde.
Het is ook mogelijk om twee documenten samen te voegen naar één document. Dan verandert de documentinhoud wel. Dit wordt beschreven bij Documenten samenvoegen.
In de document manager is het mogelijk om bijlagen te koppelen vanuit het hoofddocument en vanuit het bijlagedocument. Via de optie Bewerken, waar we ons nu bevinden, wordt gekoppeld vanuit het hoofddocument. Het koppelen vanuit het bijlagedocument wordt uitgelegd Koppelingen als bijlage.
Bijlage koppelen aan een document
Het koppelen van documenten gaat als volgt:
In dit voorbeeld wordt vanuit het Hoofd document een Bijlage document gekoppeld.
Vul bij Documenten een zoektekst in of klik op het zoekicoon om het Bijlage document te zoeken. Nu wordt een venster geopend waarin het te koppelen document kan worden opgezocht.
Eén zoekresultaat:
Wanneer de zoekopdracht tot één resultaat leidt dan wordt dit document automatisch gekoppeld aan het hoofddocument.
Meerdere zoekresultaten:
Geeft de zoekopdracht meerdere resultaten terug dan wordt het document gekoppeld door een dubbelklik op het te koppelen document uit de resultatenlijst.
Het gekoppelde document is nu zichtbaar achter het paperclipicoon .
Vanuit het Bijlage document is weer te zien dat deze als bijlage van Hoofd document wordt gebruikt. Dit is in het Bijlage document te zien bij de optie Koppelingen als bijlage. Hier staan de documenten waarbij het Bijlage document als bijlage fungeert. Meer uitleg hierover is te vinden bij Koppelingen als bijlage.
Bijlage ontkoppelen van een document
Een bijlagedocument kan eenvoudig losgekoppeld worden van het hoofddocument. Dit gebeurt door in het hoofddocument op het -icoon te klikken dat voor de bijlage staat.
De bijlage wordt nu losgekoppeld, maar niet verwijderd uit het archief.
Werkbalk
Wanneer een document is geselecteerd verschijnt onderin de document manager een werkbalk. Hierin zitten diverse opties verwerkt die op het document kunnen worden toegepast.
De volgende opties zijn beschikbaar: