Document Manager - Logistieke koppeling

De optie IBES (voorheen IVEM) is alleen beschikbaar wanneer de Document Manager wordt geopend vanuit IBES (Intelly Business Enterprise). In het volgende voorbeeld ziet u dat er drie documenten gekoppeld moeten worden aan een entiteit van het type Ontvangst.
 

Wanneer geklikt wordt op de bak met documenten , dan wordt de Document Manager geopend.

Koppelen aan entiteit

Het document kan gekoppeld worden aan een bestaande entiteit of aan een nog aan te maken entiteit. Dit zijn entiteiten van het betreffende type en proces. In onderstaande voorbeelden zijn het entiteiten van het type Ontvangst binnen het proces Inkoop. Om het document te kunnen koppelen moet de Document Manager geopend worden door te klikken op . Vervolgens moet het gewenste document geselecteerd worden.

Koppelen aan bestaande entiteit

Zoek de entiteit met behulp van het zoekveld achter Ontvangst of met het het loepje . Klik vervolgens op OK wanneer de gewenste entiteit is geselecteerd. Nu is het document aan een bestaande entiteit gekoppeld.

Koppelen aan nieuwe entiteit

Klik op de knop Koppelen. Er wordt een nieuw scherm geopend waar door middel van OCR-herkenning getracht wordt informatie van het document te gebruiken bij het aanmaken van de entiteit. Indien geen herkenning mogelijk is kunnen de entiteitgegevens handmatig worden ingevoerd. Wanneer het traject is doorlopen is er een entiteit aangemaakt en het document aan die entiteit gekoppeld.

De koppeling tussen het document en de entiteit is zichtbaar via de optie Koppelingen in de Document Manager. Deze optie is hier beschreven. Hier wordt tevens beschreven hoe het document ontkoppeld kan worden van de entiteit.