Inkoopfactuurstroom - Toekennen inkoopfactuur
Als er een documentherkenning voor uw inkoopfactuur is aangemaakt, is de kans groot dat deze meteen na het scannen door wordt gezet naar de ToDo-lijst.Dit is een lijst met nog te boeken inkoopfacturen die u nog af dient te handelen.
De ToDo-lijst benadert u door linksbeneden te klikken op het
Wordt de inkoopfactuur niet automatisch herkend en naar de ToDo-lijst gestuurd, dient u deze handmatig toe te kennen. Het document is dan terechtgekomen in de lijst van niet-toegekende documenten, te bereiken via het
Heeft u maar één gescand, of is er maar één document niet automatisch herkend, komt dit ene document meteen naar voren na het klikken op het
Staan er meerdere documenten in de lijst, klikt u op het betreffende item in de lijst. Voor het toekennen van een document, dient u een dubbelklik op het item te geven.
Daarna krijgt u te zien welke gegevens u moet invullen om het item naar de ToDo-lijst te sturen.
- Kenmerk: Dit is het kenmerk, oftewel de referentie, van de factuur. De meest voorkomende methode om het kenmerk in te geven, is 'Bedrijfsnaam - Factuurnummer', dus bijvoorbeeld 'KPN - 1000011'. Deze referentie wordt ook gebruik bij het betalen van de factuur.
- Datum: Vul hier de factuurdatum, oftewel de documentdatum, in.
- Type: Hier kiest u in het dropdown menu voor het juiste type van het document. Bij het boeken van inkoopfacturen, kiest u uiteraard voor het type inkoopfactuur. Dit kunt u reeds in de Intelly Client aangeven bij het scannen. Zijn hier geen opties, dan heeft u nog geen document types aangemaakt. Klik hier voor een beschrijving hoe u deze kunt aanmaken.
- Niveau: Selecteer hier via het dropdown menu het niveau dat bij het document hoort. Zo bepaalt u welke medewerkers wel of niet inzicht hebben in dit document. Ook dit kunt u reeds bij het scannen ingeven. Zijn hier geen opties, dan heeft u nog geen security levels aangemaakt. Klik hier voor een beschrijving hoe u deze kunt aanmaken en vastleggen.