Veelgestelde vragen (FAQ) - Financieel - Incasso
Klik onderstaand op de vraag waarvoor u de uitgebreide beantwoording wilt inzien.Hoe maak ik een SEPA incasso bestand in aan welke ik in kan lezen bij mijn bank?
Hoe maak ik een SEPA incasso bestand in aan welke ik in kan lezen bij mijn bank?
Voorbeeld:Onderstaande uitgewerkte case maakt gebruik van de voorbeeld inrichting. Om met SEPA incasso te kunnen werken, dient uw administratie voorbereid te zijn voor het aanmaken van SEPA incasso bestanden.
Antwoord:
Om een bestand te maken voor automatische incasso, op en je de map openstaande posten debiteuren.
Rechts tussen de tabbladen staat een tabblad met daarop het icoon van je bank, klik hier op. Wanneer er meerdere bankrekeningen aanwezig zijn in de administratie, klik dan op het icoon dat overeenkomst met de rekening waar het incasso contract voor is afgesloten. Door met de muis over het tabblad te zweven, wordt er een mouse-over zichtbaar met hierin het rekeningnummer.
In het venster dat opent, kunt u een selectie maken van welke facturen u wilt zien en op welke datum u wilt incasseren:
| - | Relatie | Alleen facturen van een bepaalde relatie tonen |
| - | Factuurdatum | Alleen facturen met een bepaalde factuurdatum tonen |
| - | Vervaldatum | Alleen facturen met een bepaalde vervaldatum tonen |
| - | Klaargezet weergeven | Facturen die al eerder aangeklikt zijn voor een incassobestand, maar nog altijd openstaan in de financiële administratie weergeven |
| - | Incasseren | ‘Op een bepaalde datum’ en datum. Op deze datum zal de incasso uitgevoerd worden. Deze datum kan door de bank aangepast worden indien de opgegeven datum niet binnen de afgesproken termijnen valt. |
| - | Betaalmethode | Hier kan alleen voor verschillende ‘incasso’ methodes gekozen worden |
Kies bijvoorbeeld de volgende selectie:
| - | Relatie | Leeg |
| - | Factuurdatum | Leeg |
| - | Vervaldatum | Leeg |
| - | Klaargezet weergeven | Aangevinkt |
| - | Incasseren | Op een bepaalde datum, 7 dagen van vandaag |
| - | Betaalmethode | Alle keuzes aangevinkt |
Druk op OK.
In het linker deel van het scherm verschijnen alle openstaande posten die binnen de gemaakte selectie vallen. Bedragen die in het rood worden weergegeven zijn reeds eerder in een ander bestand gezet.
In het overzicht worden de volgende kolommen weergegeven:
| - | Factuurnummer | |
| - | Datum | |
| - | Omschrijving | |
| - | Incasso datum | Deze is gevuld met de datum bij de selectie |
| - | Bedrag | Dit is het openstaande bedrag |
| - | Klaargezet | Wanneer dit veld gevuld is, zal het bedrag in dit veld geïncasseerd worden |
Wanneer bij de juiste posten het veld ‘Klaargezet’ gevuld is, druk dan rechts in het scherm op ‘Incasseren via PAIN (Sepa)’.
Een SEPA incasso bestand wordt nu aangemaakt en samen met een CLIOEP bestand en een PDF met de specificaties verstuurd naar de gebruiker die is ingelogd. Het genereren van de bestanden en mailen kan enkele minuten duren.
Regels SEPA
Voor het incasseren via SEPA, gelden bepaalde regels. De allereerste incasso die gedaan wordt bij een debiteur moet de eigenschap FIRST meekrijgen in het bestand. Een FIRST incasso dient minimaal 5 werkdagen van tevoren te worden ingediend. Binnen Intelly heet dit ‘Eerste incasso’.
Een volgende incasso bij dezelfde debiteur moet de eigenschap RECURRENT meekrijgen. Deze dient minimaal 2 werkdagen van tevoren te worden ingediend. Binnen Intelly heet dit ‘Terugkerende incasso’.
Om te zien welke incasso’s zijn gedaan bij een bepaalde debiteur ga je naar:
Financieel – Opties – Bancair – Incasso mandaten
In dit overzicht staan alle debiteuren waar ooit een incasso opdracht voor is aangemaakt. Door de mandaat van één van deze debiteuren te openen kun je zien welke opdrachten er zijn uitgevoerd.
Onderin het tabblad Algemeen staan de verschillende regels van de incasso’s. De eerste regel wordt automatisch een ‘Eerste incasso’, elke volgende krijgt automatisch de eigenschap ‘Terugkerende incasso’. Deze regels worden geautomatiseerd gevuld. Er hoeven hier dus nooit handmatig regels aangemaakt te worden.
Deze regels worden aangemaakt op het moment dat er een incasso bestand wordt aangemaakt.
Het is niet aan te raden om instellingen in deze mandaten aan te passen.
LET OP, bij de volgende acties is grote zorgvuldigheid gewenst. Bij verkeerde instellingen / handelingen zullen incasso bestanden niet worden geaccepteerd door de bank.
Wanneer een nieuwe debiteur voor de eerste maal in een incassobestand wordt gezet, maar dit bestand wordt niet ingelezen in de bank ontstaat er een probleem. Bij het mandaat van deze debiteur is de regel ‘Eerste incasso’ toegevoegd. Wanneer deze post opnieuw in een incasso bestand wordt toegevoegd, zal deze automatisch de eigenschap ‘Terugkerende incasso’ krijgen. De bank zal zien dat het een eerste incasso is, met de eigenschap RECURRENT en zal de incasso afwijzen.
Wanneer een incasso bestand niet ingelezen wordt, kunt u bij de nieuwe debiteuren in het mandaat de regel met de ‘Eerste incasso’ verwijderen. Als deze regel niet meer aanwezig is, zal de volgende keer dat deze openstaande post in een incasso bestand wordt toegevoegd opnieuw de eigenschap ‘Eerste incasso’ krijgen.
Dit dient alleen te gebeuren wanneer het een eerste incasso betreft en het incasso bestand niet is ingelezen in de bank.