Inrichting - Grootboeken - Algemeen

Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Grootboeken > tabblad Algemeen

Binnen Intelly kunt u zelf grootboekrekeningen aanmaken.
Klik om een nieuwe rekening aan te maken allereerst op het -icoontje.

'Read Only' is de administratienaam waar de grootboekrekening voor wordt aangemaakt, weergegeven.

Grootboek: Hier geeft u het grootboeknummer op dat u wilT gaan gebruiken voor uw grootboekrekening.
Omschrijving: Hier geeft u de naam of omschrijving voor uw rekening op.
Type: Via een dropdown menu kunt u het juiste bijbehorende type kiezen:


De opties Bezittingen, Eigen Vermogen en Schulden gelden voor de balansrekeningen. De opties Kosten, Omzet en Resultaat boekjaar gelden voor de verlies- en winstrekeningen.

 Heeft u een balansrekening 'Onverdeeld resultaat', dient deze gekoppeld te worden aan het type Eigen Vermogen. Heeft u een verlies- en winstrekening 'Resultaat boekjaar', dient deze gekoppeld te worden aan het type Resultaat boekjaar.
Intelly bepaalt namelijk aan de hand van bovengenoemde grootboeken automatisch het resultaat. Daarom is het belangrijk dat beide rekeningen gekoppeld worden aan het juiste bijbehorende type.

Verdichting: Hier kunt u de verdichting kiezen die bij de grootboekrekening hoort. Een verdichting kiezen is niet verplicht. Staat de juiste verdichting er niet bij, kunt u deze zelf aanmaken bij Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Verdichtingen.

Balans*: Hier geeft u aan of het een balansrekening of een verlies- en winstrekening betreft. Als het een balansrekening betreft, zet u hier een vinkje, anders niet.

Debiteur/Crediteur*: Betreft aangemaakte grootboekrekening een debiteuren- of crediteurenrekening, dient u deze optie aan te vinken. Dit zorgt er namelijk voor dat er een subadministratie wordt aangemaakt waaruit u openstaande posten van relaties kunt creëren en afboeken.

Medewerker*: Betreft aangemaakte grootboekrekening een medewerkersrekening, en wilt u net als bij de debiteuren/crediteuren een subadministratie aanmaken, dient u hier een vinkje te zetten.

Let op:
De gegevens hierboven met een (*), ofwel balans, debiteur, crediteur en medewerker, zijn niet meer wijzigbaar als u de gegevens met de OK heeft opgeslagen. Het vakje achter deze gegevens is dan grijs gekleurd.

Als er een boeking wordt aangemaakt met de betreffende grootboekrekening, kunt u instellen dat Intelly vraagt om extra informatie in te geven.

Bij de opties 'Vragen om' kunt u zo'n extra optie instellen.

Er zijn drie mogelijkheden:
U laat dit vinkvak leeg, dus er wordt niet gevraagd naar deze optie.

Intelly zal u bij het gebruiken van deze grootboekrekening verplichten om hier iets in te vullen. Als u dit niet doet, zal de boeking 'in concept' blijven staan en niet definitief gemaakt worden.

Intelly vraagt u bij het gebruiken van deze grootboekrekening om iets in te vullen, maar dit is niet verplicht, slechts optioneel.

Vragen om specificaties:
Als u dit aanvinkt, dan wordt erbij het boeken gevraagd welke specificatie u erbij wilt hebben, zoals die bij  specificaties is ingericht. Stamgegevens > Financieel > Inrichting > Grootboeken > tabblad Specificaties. Bij omschrijving specificatie kunt u een tekst meegeven waarover de specificatie gaat. Bijvoorbeeld telefoonnummer bij grootboekrekening telefoonkosten.

Vragen om vaste activa:
Als u dit aanvinkt, wordt er bij het boeken op een investeringsrekening gevraagd aan welk vast actief aan de investering gekoppeld dient te worden.
De boeking wordt dan gekoppeld aan de vaste activa zoals die bij inrichten vaste activa is ingericht en is geregisteerd binnen Stamgegevens > Financieel > Automatisering mutaties > Vaste activa > Vaste activa.
 

Rapportage subtotaal:
Binnen Intelly kunt u ook subtotaal-grootboekrekeningen aanmaken.
Alle grootboekrekeningen worden vervolgens vanaf het begin of vanaf de vorige subtotaalrekening bij elkaar opgeteld.
 
Tip: Gebruik als omschrijving voor een subtotaal rekening HOOFDLETTERS zodat het onderscheid op de balans duidelijk is tussen een subtotaal rekening en een gewone grootboekrekening.

In de werkbalans ziet zo'n gedeelte er bijvoorbeeld als volgt uit:



De bedragen in de rij OMZETBELASTING geven een optelling van de drie grootboekrekeningen 2610, 2630 en 2650, die betrekking hebben op de BTW. Intelly berekent slechts de totalen van zojuist genoemde rekeningen, omdat er een subtotaal rekening HANDELSKREDITEUREN boven staat en voor de nieuwe subtotaal rekening de bedragen beneden de vorige subtotaal rekening worden opgeteld. Bestond de subtotaal rekening HANDELSKREDITEUREN niet, dan waren de grootboekrekeningen die erboven stonden, ook meegenomen in de totaaltelling.