Ordner openstaande posten - Herinneringen/aanmaningen (debiteuren)
Als u de ordner openstaande posten debiteuren geopend heeft ziet u aan de linkerkant alle huidige openstaande verkoopposten staan met factuurbedragen die u nog dient te ontvangen.
| Aanmaken en afdrukken aanmaningen/herinneringen. Aan de rechterkant ziet u bovenin een 'wekker'. Hier dient u op te klikken voor het aanmaken en afdrukken van betalingsherinneringen/aanmaningen. |
Vervolgens kunt u hier zoeken naar de openstaande post(en) waar u een betalingsherinnering van wilt aanmaken. Vul bijvoorbeeld de relatie in om naar alle openstaande posten van een bepaalde klant te zoeken. Als u niets invult en klikt op OK, komen per relatie alle openstaande posten naar voren.
De selectie van de openstaande posten gaat op basis van de peildatum. De peildatum is de jongste datum waarop alle bankmutaties zijn verwerkt. Immers als de bank niet is bijgewerkt, mag in basis niets opgeroepen worden over betalingen die nog niet hebben plaatsgevonden..
De layout van zo'n openstaande post ziet er als volgt uit:
Op deze afbeelding is te zien dat het factuurnummer 70007 met een bedrag van 2007,07 euro nog openstaat. De vervaldatum was 31-12-2007 en de 9 tussen haakjes geeft aan dat deze datum al 9 dagen verstreken is. Bij type zou nu eigenlijk '1e betalingsverzoek' moeten staan, maar aangezien nog geen rekeningoverzicht is verzonden naar de klant, staat hier vooralsnog het type 'Rekeningoverzicht'. In de kolom 'Doc. toev.' kunt u aanvinken of u een kopie van de originele factuur bij de betalingsherinnering wilt toevoegen.
| Aan de rechterkant van uw scherm kunt u vervolgens de betreffende betalingsherinnering, in dit geval het rekeningoverzicht, aanmaken en afdrukken. U dient achtereenvolgens eerst te klikken op 'Aanmaken' en vervolgens op 'Afdrukken'. Nadat er op "Afdrukken" is geklikt, worden de documenten naar de printer gestuurd die staat ingesteld bij de "instellingen van de herinneringen". |
De betalingsherinneringen komen bij de ingestelde Intelly printer in de wachtrij te staan. Van hieruit kunnen de documenten als batch worden afgedrukt. Dat wil zeggen dat er van alle documenten die klaar staan om geprint te worden een groot PDF-bestand wordt gemaakt dat op de lokale pc kan worden opgeslagen. Het opslaan is wel aan te bevelen omdat het aanmaken van de "batch afdrukken" maar één keer kan worden uitgevoerd.
Het printen kan ook nog geautomatiseerd worden door de Intelly Client te installeren. Als u uw printer op de juiste manier heeft ingesteld in de Intelly Client worden de betalingsherinneringen automatisch afgedrukt.
Tip:
Als tijdens het afdrukken het printen wordt onderbroken, dan ziet u de herinneringen al in de documentenlijst staan. Door nogmaals op 'Afdrukken' te klikken, gaat het systeem verder met afdrukken van de herinneringen. Als bij meerdere malen klikken op "afdrukken" het lege schermpje maar heel even in beeld is, zijn alle documenten naar de printer gestuurd.
Handmatig afdrukken aanmaning/herinnering.
Wordt het document niet automatisch uitgeprint, kunt u dit altijd nog handmatig afdrukken. De makkelijkste weg hiervoor is om te klikken op naam van de relatie linksboven in het scherm:
Vervolgens wordt de relatie geopend. Als u daarna klikt op het (laatste) tabblad Documenten ziet u in de documentenlijst de zojuist aangemaakt betalingsherinnering staan. Klikt u vervolgens op het betreffende document en middels het
-icoontje kunt u dan het document alsnog handmatig afdrukken.
Tip:
Ziet u de zojuist aangemaakte herinnering niet in de documentenlijst staan, bent u waarschijnlijk vergeten om te klikken op 'Afdrukken'. Ook al kunt u het document niet automatisch afdrukken en heeft u de printer niet ingesteld in de Intelly Client, dient u toch altijd te klikken op 'Afdrukken'.
Mocht u dit vergeten dan blijft deze run van aanmaningen "ïn de wacht" staan en zal de volgende keer als eerste geprint worden.
Wijzigen type aanmaning/herinnering.
Als u voor een bepaalde openstaande post voor het eerst een herinnering in Intelly aanmaakt, wordt automatisch gekozen voor het eerste type herinnering, ongeacht het aantal dagen dat de betalingstermijn in verstreken.
Als u toch (voor het eerst) een ander type herinnering aan de klant wilt versturen kunt u binnen de openstaande post in de rode ordner het type wijzigen.
Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op het huidig aangegeven type of het betreffende lege vakje.
(In onderstaande afbeelding klikt u dus op met de rechtermuisknop op het woord 'Rekeningoverzicht'.)
In het verschijnend grijs schermpje kunt u vervolgens een ander type kiezen.
Vervolgens kunt u de betalingsherinnering in het rechterscherm aanmaken en afdrukken.
Tip:
Door in het verschijnend menu te kiezen voor de bovenste optie (type leeg), kunt u een bepaalde post 'uitschakelen' voor uw herinneringenoverzicht. Zo zorgt u er voor dat de openstaande post niet op uw rekeningoverzicht, betalingsverzoek of aanmaning voorkomt.
Let op: Bij de stamgegevens is ook opgegeven hoeveel dagen er minimaal tussen de aanmaningen moeten zitten. Als u het overzicht binnen de minimale aantal dagen tussen de herinneringen opvraagt, dan zal het kolom type leeg zijn zodat er geen nieuwe aanmaning worden aangemaakt. Wilt u toch een aanmaning versturen, dan zult u de aanmaning handmatig moeten aanmaken.
Ga naar Inrichten betalingsherinneringen voor een complete beschrijving voor het inrichten van uw betalingsherinneringen.
Het printen kan ook nog geautomatiseerd worden door de Intelly Client te installeren. Als u uw printer op de juiste manier heeft ingesteld in de Intelly Client worden de betalingsherinneringen automatisch afgedrukt.
Als tijdens het afdrukken het printen wordt onderbroken, dan ziet u de herinneringen al in de documentenlijst staan. Door nogmaals op 'Afdrukken' te klikken, gaat het systeem verder met afdrukken van de herinneringen. Als bij meerdere malen klikken op "afdrukken" het lege schermpje maar heel even in beeld is, zijn alle documenten naar de printer gestuurd.
Handmatig afdrukken aanmaning/herinnering.
Wordt het document niet automatisch uitgeprint, kunt u dit altijd nog handmatig afdrukken. De makkelijkste weg hiervoor is om te klikken op naam van de relatie linksboven in het scherm:
Vervolgens wordt de relatie geopend. Als u daarna klikt op het (laatste) tabblad Documenten ziet u in de documentenlijst de zojuist aangemaakt betalingsherinnering staan. Klikt u vervolgens op het betreffende document en middels het
Ziet u de zojuist aangemaakte herinnering niet in de documentenlijst staan, bent u waarschijnlijk vergeten om te klikken op 'Afdrukken'. Ook al kunt u het document niet automatisch afdrukken en heeft u de printer niet ingesteld in de Intelly Client, dient u toch altijd te klikken op 'Afdrukken'.
Mocht u dit vergeten dan blijft deze run van aanmaningen "ïn de wacht" staan en zal de volgende keer als eerste geprint worden.
Wijzigen type aanmaning/herinnering.
Als u voor een bepaalde openstaande post voor het eerst een herinnering in Intelly aanmaakt, wordt automatisch gekozen voor het eerste type herinnering, ongeacht het aantal dagen dat de betalingstermijn in verstreken.
Als u toch (voor het eerst) een ander type herinnering aan de klant wilt versturen kunt u binnen de openstaande post in de rode ordner het type wijzigen.
Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op het huidig aangegeven type of het betreffende lege vakje.
(In onderstaande afbeelding klikt u dus op met de rechtermuisknop op het woord 'Rekeningoverzicht'.)
In het verschijnend grijs schermpje kunt u vervolgens een ander type kiezen.
Vervolgens kunt u de betalingsherinnering in het rechterscherm aanmaken en afdrukken.
Door in het verschijnend menu te kiezen voor de bovenste optie (type leeg), kunt u een bepaalde post 'uitschakelen' voor uw herinneringenoverzicht. Zo zorgt u er voor dat de openstaande post niet op uw rekeningoverzicht, betalingsverzoek of aanmaning voorkomt.
Ga naar Inrichten betalingsherinneringen voor een complete beschrijving voor het inrichten van uw betalingsherinneringen.