Veelgestelde vragen (FAQ) - Financieel - Controle Dossier
In dit stuk staat beschreven hoe je het financiële dossier voor de Accountant al voor zover mogelijk klaar kunt maken.
Standaard kunnen we u een set tabbladen voor uw administratie doormailen. Als u die zou willen ontvangen, neem dan contact met ons op via support@intelly.nl.
Onderstaand staat per tabblad beschreven hoe u uw dossier vanuit Intelly kunt controleren en de gegevens die u voor uw dossier nodig heeft kunt afdrukken.
Het is verstandig om de aangegeven controle punten na te lopen, zodat u een aantal voor de hand liggende checks zelf kunt uitvoeren. Dan is het voor uw accountant mogelijk om ze snel af te vinken, omdat u zelf al heeft kunnen constateren dat de aansluitingen in orde zijn.
Met navolgende link krijgt u een excel bestand welk u zelf kunt gebruiken
Voorbeeld excel bestand tbv controledossier accountant
Controle Dossier - Statuten(wijziging)
Controle Dossier - Statuten(wijziging)
De accountant heeft voor zijn dossier een kopie nodig van de oprichtingsakte en eventueel van de wijzigingsakte. In deze aktes staat welke ondernemersvorm de onderneming heeft en wie de eigenaars zijn van de onderneming.Controle Dossier - Kopie uittreksel kamer van koophandel
Controle Dossier - Kopie uittreksel kamer van koophandel
De accountant heeft voor zijn dossier een kopie nodig van het uittreksel van de kamer van koophandel. In dit uittreksel staat welke rechtsvorm de onderneming heeft en wie de eigenaars zijn van de onderneming.Dit uittreksel kan u altijd opvragen bij de kamer van koophandel.
Controle Dossier - Bedrijfsactiviteiten / beschrijving
Controle Dossier - Bedrijfsactiviteiten / beschrijving
Een korte beschrijving van uw bedrijfsactiviteiten. Wat zijn de goederen en/of diensten die uw bedrijf produceert, verhandelt en/of levert.
Op uw uittreksel van de kamer van koophandel staat ook een korte omschrijving. Deze zou u eventueel kunnen gebruiken of aanvullen met wat extra informatie.
U kunt deze omschrijving eventueel op uw administratiestamkaart vermelden. Dan wordt dit automatisch mee afgedrukt, als u de inrichting van uw administratie uitdraait voor het controle dossier.
Activiteiten beschrijving op stamkaart vermelden:
U volgt het pad Stamgegevens -> Financieel -> Administraties. U klikt op het mapje voor de administratie waarvan u de beschrijving wilt toevoegen/wijzigen. U krijgt dan het volgende overzicht:
Klik vervolgens op het icoon met de gele map met het groene pennetje, zodat u het onderstaande stamkaart krijgt.
Controle Dossier - Jaarrekening voorgaand jaar
Controle Dossier - Jaarrekening voorgaand jaar
Als u het voorgaande jaar ook een jaarrekening heeft gemaakt of laten maken, voeg dan een kopie toe van deze definitieve rapportage aan het controle dossier.Controle check:
Controleer of de eindbalans van het voorgaande jaar, gelijk is aan wat er beschreven is in de definitieve jaarrekening. Als er verschillen zijn, maak dan de aanvullende boekingen om dit gelijk te krijgen.
Controle Dossier - Inrichting administratie
Controle Dossier - Inrichting administratie
Hier wordt gevraagd hoe u uw administratie heeft ingedeeld. Welke grootboekkaarten, dagboeken en btw-codes u gebruikt. Dit kunt u standaard uit de administratie van Intelly halen.Inrichting administratie afdrukken:
Volg het pad Stamgegevens -> Financieel -> Administraties, en klik op het mapje voor de administratie waarvan u de beschrijving wilt afdrukken. U krijgt dan het volgende overzicht:
Klik op het
Controle Dossier - Beginbalans
Controle Dossier - Beginbalans
Dit is de balansituatie zoals het aan het begin van het te controleren jaar is.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan.
Controle check:
Controleer of de beginbalans gelijk is aan hoe het in de jaarrekening van het voorgaande jaar is beschreven. Controleer of er balanssaldi zijn die tegen elkaar kunnen worden weggeboekt.
Zie ook de controle checks die u bij de overlopende passiva/activa, het eigen vermogen en vennootschapsbelasting kan maken.
Controle Dossier - Kolommenbalans / mutatiebalans
Controle Dossier - Kolommenbalans / mutatiebalans
In de kolommenbalans staan de mutaties die op de balans hebben plaatsgevonden.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan.
Controle check:
Controleer of de waardes van de kolommenbalans gelijk zijn aan de waardes in de werkbalans. Als dat niet zo is controleer dan of er posten zijn die met een datum buiten het boekjaar zijn geboekt, dit kan met de financiële controle.
Zie ook de controle checks die u bij de overlopende passiva/activa kan maken.
Controle Dossier - (Afschrijving) immateriële vaste activa
Controle Dossier - (Afschrijving) immateriële vaste activa
Hier geef je aan wat je nieuwe immateriële vaste activa zijn. Immateriële vaste activa zijn bijvoorbeeld, ontwikkelings investeringen, intellectueel eigendom, concessies, vergunningen en goodwill.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan, als je wil weten hoe vaste activa moeten worden ingericht.
Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan, als je wil weten hoe je een overzicht van de nieuwe investeringen met bijbehorende inkoopfakturen kan uitdraaien.
Controle check:
Controleer of nieuwe investeringen zijn geactiveerd en/of alle afschrijvingen zijn geboekt.
Controle Dossier - Kopie investeringen
Controle Dossier - Kopie investeringen
Hier geef je aan wat je nieuwe materiële vaste activa zijn. Materiële vaste activa zijn bijvoorbeeld bedrijfspanden, gronden, inventaris, vervoermiddelen, e.d.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan, als u wil weten hoe uw vaste activa kan worden ingericht.
Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan, als u wil weten hoe u een overzicht van de nieuwe investeringen met bijbehorende inkoopfakturen kan uitdraaien.
Controle check:
Controleer of nieuwe investeringen zijn geactiveerd en/of alle afschrijvingen zijn geboekt.
Controle Dossier - Afschrijvingsstaat materiële vaste activa
Controle Dossier - Afschrijvingsstaat materiële vaste activa
Hier wordt gevraagd naar een overzicht van alle investeringen, en hoeveel erop is afgeschreven.Gele ordner> Opties > Afschrijvingen vaste activa
Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan.
Controle check:
Controleer of de bedragen in de afschrijvingsstaat overeenkomen met de bedragen in de werkbalans. Als dat niet zo is, kijk dan hier hoe je de vaste activa kan inrichten.
Controle Dossier - Kopie voorraadlijst materialen
Controle Dossier - Kopie voorraadlijst materialen
Hier wordt gevraagd om een lijst van de voorraad zoals die op de eindbalansdatum is. Op de lijst moet de omschrijving van de artikelen staan, met het aantal dat op voorraad is en wat de waarde is van die voorraad. Vaak wil de accountant ook inzicht hebben in de beginvoorraad, en dus ook in de mutaties die in het jaar hebben plaatsgevonden.Controle check:
Controleer of uw voorraadtelling overeenkomt met uw aantallen en waarden in uw administratie. Zorg eventueel voor een mutatieboeking.
Controle Dossier - Debiteuren subadministratie
Controle Dossier - Debiteuren subadministratie
Hier wordt een overzicht gevraagd van alle nog openstaande posten van debiteuren per eindbalansdatum. Binnen Intelly hebben we daar twee overzichten voor, dat zijn de saldilijst debiteuren en de ouderdomsanalyse debiteuren.Controle check:
Controleer of alle verkoopfakturen zijn gemaakt.
Controleer of alle bank-/kasmutaties zijn geboekt.
Controleer of de eindsaldi van zowel de saldilijst, als van de ouderdomsanalyse, gelijk zijn aan de saldi op de balansrekening.
Controle Dossier - Dubieuze debiteuren
Controle Dossier - Dubieuze debiteuren
Dit zijn speciale debiteuren, waarvan u het vermoeden of de zekerheid heeft dat u de betaling niet of maar gedeeltelijk zal ontvangen. Voor deze dubieuze debiteuren kan u een voorzienig opnemen op uw balans.Controle check:
Controleer aan de hand van de ouderdomsanalyse debiteueren en/of saldilijst debiteuren, welke debiteuren tot deze categorie behoren. Neem indien nodig een voorziening op voor deze debiteuren.
Controle Dossier - Overlopende activa
Controle Dossier - Overlopende activa
Hier gaat het om vooruit gefactureerde bedragen in het huidige jaar, die bestemd zijn voor het volgende jaar. Of om inkoopkosten die in het volgende boekjaar staan, maar bestemd zijn voor het huidige boekjaar.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan, als u wilt weten hoe u een overzicht van de grootboekkaart met bijbehorende facturen kunt uitdraaien.
Als de facturen niet zijn gekoppeld, dan zult u de facturen er handmatig bij moeten voegen.
Controle check:
Controleer of de overlopende activa van het voorgaande jaar correct zijn teruggeboekt.
Controleer of alle verkoopfacturen zijn gemaakt.
Controleer of alle inkoopfacturen die betrekking hebben op het huidige boekjaar zijn geboekt, ook al zijn/worden ze geboekt in het volgende jaar.
Controle Dossier - Liquide middelen
Controle Dossier - Liquide middelen
Hier mag u het laatste afschrift van het huidige jaar en het eerste afschrift van het nieuwe jaar van alle bankafschriften verzamelen. Tevens de laatste kasstaat van het huidige jaar en eerste kasstaat van het volgende jaar van alle kasadministraties verzamelen.Controle check:
Controleer of alle kasmutaties en bankmutaties zijn geboekt.
Controleer of de saldi op de laatste afschriften en kasstaten van het huidige jaar gelijk zijn aan de saldi op de werkbalans.
Controle Dossier - Eigen vermogen
Controle Dossier - Eigen vermogen
Afhankelijk van de ondernemersvorm, heeft u een aantal grootboekrekeningen die het eigen vermogen van de onderneming bepalen.Klik hier als u naar de beschrijving in de handleiding wil gaan, zodat u deze grootboekrekeningen kan uitdraaien.
Controle check:
Controleer of het resultaat van het voorgaande jaar correct is geboekt, zoals beschreven in het jaarrapportage en/of besproken tijdens de aandeelhouders vergadering.
Controle Dossier - Kopie aandeelhoudersvergadering
Controle Dossier - Kopie aandeelhoudersvergadering
Indien uw ondernemersvorm een aandeelhoudersvergadering heeft, dan is het de bedoeling dat u hier een kopie van het verslag van de aandeelhoudersvergadering plaatst. Het betreft de vergadering met betrekking tot het te controleren jaar.Controle Dossier - Kopie aandeelhoudersregister
Controle Dossier - Kopie aandeelhoudersregister
Indien uw ondernemersvorm een aandeelhoudersregister heeft, dan is het de bedoeling dat u hier een kopie van het aandeelhoudersregister plaatst. Zorg dat u een kopie toevoegt van het geplaatste en het gestorte kapitaal.Controle Dossier - Langlopende leningen
Controle Dossier - Langlopende leningen
Hier geef je aan welke langlopende leningen u heeft, en zorgt u voor een kopie van het jaarafschrift van de betreffende leningen. Met betrekking tot leningen aan andere ondernemingen of particulieren mag u een kopie van de leningsovereenkomst toevoegen.Voeg tevens een lijst toe van alle rente en aflossingen die nog niet hebben plaatsgevonden in het te controleren jaar.
Controle check:
Controleer of alle aflossingen en rente betalingen hebben plaatsgevonden.
Controle Dossier - Crediteuren subadministratie
Controle Dossier - Crediteuren subadministratie
Hier wordt een overzicht gevraagd van alle nog openstaande posten van crediteuren per eindbalansdatum. Binnen Intelly hebben we daar twee overzichten voor, dat zijn de saldilijst crediteuren en de ouderdomsanalyse crediteuren.Controle check:
Controleer of alle inkoopfakturen zijn ingeboekt.
Controleer of alle bank-/kasmutaties zijn geboekt.
Controleer of het eindsaldo van zowel de saldilijst, als van de ouderdomsanalyse, gelijk zijn aan de saldi op de balansrekening.
Controle Dossier - Recapitulatie omzetbelasting
Controle Dossier - Recapitulatie omzetbelasting
De recapitulatie van de omzetbelasting, is een controle voor de totale aangifte over het gehele jaar. De bedoeling is dat het saldo van de nog te betalen/ontvangen BTW met deze recapitulatie wordt verklaard. Dit saldo kan bestaan uit aangiftes die u in het volgende jaar heeft betaald of teruggekregen, met eventueel een aanvullende betaling/teruggaaf van correctie op aangiftes van het te controleren jaar.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan.
Controle check:
Controleer of alle aangiftes met betrekking tot het te controleren jaar zijn verwerkt binnen Intelly.
Controleer of de beginsaldo's zijn verwerkt zoals in de rapportage van het voorgaande jaar is beschreven. Tevens of de betaling/teruggaaf van het saldo van het voorgaande jaar heeft plaatsgevonden.
Controleer of de jaartotalen in de aangiftes overeenkomen met de bedragen op de grootboekrekeningen.
Controle dossier - Recapitulatie loonbelasting
Controle dossier - Recapitulatie loonbelasting
De recapitulatie van de loonbelasting, is een controle voor de totale aangifte over het gehele jaar. De bedoeling is dat het saldo van de nog te betalen loonheffing met deze recapitulatie wordt verklaard. Dit saldo kan bestaan uit aangiftes die u in het volgende jaar heeft betaald, met eventueel correcties op aangiftes van het te controleren jaar.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan.
Controle check:
Controleer of alle aangiftes met betrekking tot het te controleren jaar zijn verwerkt binnen Intelly.
Controleer of de beginsaldo's zijn verwerkt zoals in de rapportage van het voorgaande jaar is beschreven. Tevens of de betaling/teruggaaf van het saldo van het voorgaande jaar heeft plaatsgevonden.
Controleer of de jaartotalen in de aangiftes overeenkomen met de bedragen op de grootboekrekeningen.
Controle Dossier - Kopie laatste loonstroken
Controle Dossier - Kopie laatste loonstroken
Voeg van elke medewerker een kopie toe van de laaste loonstrook van het te controleren jaar.Controle Dossier - Kopie verzamelloonstaat
Controle Dossier - Kopie verzamelloonstaat
Voeg hier een kopie van de verzamelloonstaat toe.De verzamelloonstaat is bij uw salarisverwerkingskantoor op te vragen.
Controle check:
Controleer of alle te betalen lonen, ook daadwerkelijk zijn uitbetaald. Zo niet, zorgt u dan voor een overzicht met reden waarom de betaling nog niet heeft plaatsgevonden.
Controleer de totalen op de verzamelloonstaat met uw bedragen die in uw balans staan.
(Controleer eventueel ook of de berekende bedragen van pensioenen e.d. kloppen.)
Controle Dossier - Dividend belasting
Controle Dossier - Dividend belasting
Als er dividend is uitgekeerd, dan mag u hierover belasting betalen. De accountant levert u de bedragen aan die u mag uitkeren, en welk bedrag er aan dividend belasting moet worden betaald. Voeg deze brief toe aan het controle dossier. En voeg een kopie van de uitbetaling toe aan het controle dossier.Controle check:
Controleer of de uitkeringen/betalingen zoals de accountant u heeft aangeleverd, correct zijn verwerkt.
Controle Dossier - Vennootschapsbelasting
Controle Dossier - Vennootschapsbelasting
Voeg hier een kopie van uw VPB aangifte van het voorgaande jaar toe aan uw controle dossier.Controle check:
Controleer of de VPB, zoals in de rapportage van het voorgaande jaar is beschreven, is opgegeven en afgedragen aan de fiscus.
Controle Dossier - Specificatie rekening courant verhoudingen
Controle Dossier - Specificatie rekening courant verhoudingen
Indien er nog saldo's staan op rekening courant grootboekrekeningen, maak dan een uitdraai grootboek van de desbetreffende saldo's. En voeg deze toe aan het controle dossier.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan, waar staat hoe u een grootboekrekening kan uitdraaien.
Controle check:
Controleer of de saldo's van de rekening courant correct zijn geboekt en of er rente is berekend en geboekt. Controleer eventueel of de onderneming/persoon waarvan de rekening courant is in zijn administratie het gelijke bedrag heeft staan.
Controle Dossier - Specificatie kruisposten
Controle Dossier - Specificatie kruisposten
Indien er nog saldo's staan op kruisposten, maak dan een uitdraai grootboek van de desbetreffende saldo's. En voeg deze toe aan het controle dossier.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan, waar staat hoe u een grootboekrekening kan uitdraaien.
Controle check:
Controleer of u de posten die staan op kruisposten, nog kan toekennen in het boekjaar.
Controle Dossier - Specificatie overlopende passiva
Controle Dossier - Specificatie overlopende passiva
Hier gaat het om achteraf gefactureerde bedragen in het volgende jaar, die bestemd zijn voor het huidige jaar. Of om inkoopkosten die in het huidige boekjaar staan, maar bestemd zijn voor het volgende boekjaar.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan, als je wil weten hoe je een overzicht van de grootboekkaart met bijbehorende facturen kan uitdraaien.
Als de facturen niet zijn gekoppeld, dan zal u de facturen er handmatig bij mogen voegen.
Controle check:
Controleer of de overlopende passiva van het voorgaande jaar correct zijn teruggeboekt.
Controleer of alle inkoopfacturen zijn ingeboekt.
Controleer of alle verkoopfacturen die betrekking hebben op het huidige boekjaar zijn geboekt, ook al zijn/worden ze geboekt in het volgende jaar.
Controle Dossier - Winst & verliesrekening
Controle Dossier - Winst & verliesrekening
In de winst & verlies staan de omzet en kosten die gemaakt zijn in het boekjaar.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan.
Controle check:
Controleer of de waardes van de winst & verliesrekeningen gelijk zijn aan de waardes in de werkbalans. Als dat niet zo is controleer dan of er posten zijn die met een datum buiten het boekjaar zijn geboekt, dit kan met de financiële controle.
Controle Dossier - Uitdraai grootboekkaarten
Controle Dossier - Uitdraai grootboekkaarten
Hier kan je alle gewenste uitdraaien van grootboeken plaatsen. In overleg met degene die de jaarstukken gaat controleren, kunt u bepalen welke grootboekrekeningen u kan aanleveren.Klik hier om naar de beschrijving in de handleiding te gaan, waar staat hoe u een grootboekrekening kan uitdraaien.
Controle check:
Controleer de grootboekrekeningen of alles is geboekt, en op de juiste grootboekrekening. Denk onder andere aan periodiek terugkerende kosten/opbrengsten, zoals huur. Vergelijk het saldo op de grootboekrekening met het voorgaande jaar, om eventuele verschuivingen te signaleren.