Automatisering mutaties - Vaste activa

• Vaste activa groepen
• Vaste activa

Vaste activa - Vaste Activa Groepen

Als eerste dient u de vaste activa groepen aan te maken. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn inventaris, gebouwen, machines, vervoermiddelen etc. Deze maakt u aan door naar bovenstaand menu-pad te gaan. Selecteer de betreffende administratie. U kunt nu een nieuwe groep aanmaken door te klikken op het -icoontje of een bestaande vaste activa groep te openen.
 

Hier kunt u alle gegevens invoeren voor uw nieuw aan te maken groep.
Administratie: Hier staat Read Only de administratie die u zojuist gekozen heeft.
Vaste activa groep ID: Dit is een intern nummer dat automatisch wordt toegekend.
Omschrijving: Hier vult u de naam van de 'vaste activa groep' in.
Grootboek vaste activa: Hier selecteert u de bijbehorende grootboekrekening waarop de investering wordt geboekt.
Grootboek afschrijving balans: Hier selecteert u de bijbehorende grootboekrekening van de balans waarop de afschrijving moet worden geboekt.
Grootboek afschrijving V&W: Hier selecteert u de bijbehorende grootboekrekening van de verlies- en winstrekening waarop de afschrijving moet worden geboekt.
Tip: Het is overzichtelijk om tegenover iedere investeringsrekening een aparte afschrijving investeringsrekening te hebben staan (zowel in de balans als in de V&W).
Dagboek: Hier kiest u het gewenste dagboek waar de afschrijvingen volgens u in moeten worden geboekt.
Tip: Het is handig om hiervoor een apart dagboek '(enkelvoudig) Memoriaal Afschrijving' aan te maken.
Periode: Hier selecteert u de periode in welke termijnen u wilt afschrijven. In de meeste gevallen zal dit maandelijks zijn.
Tip: Hier controleert u of de periodes zijn gedefiniëerd, anders worden de afschrijvingen niet automatisch aangemaakt.
Standaard afschrijvingsmethode: Hier selecteert u de gewenste standaard afschrijvingsmethode. U heeft de keuze tussen de annuïteitenmethode, een vast percentage van de boekwaarde en een vast percentage van de investering. De annuïteitenmethode wil zeggen dat het bedrag van de afschrijving en de aflossingsrente van de investering samen ieder jaar gelijk is.
Standaard afschrijftermijn [jr]: Tenslotte kunt u een standaard afschrijftermijn invullen. Hier dient u een jarenaantal in te vullen. Vanaf 01-01-2007 moet, volgens de Nederlandse wetgeving, een investering in minimaal 5 jaar worden afgeschreven!
 

Omschrijvingen mutaties

Vervolgens komt u terecht bij de omschrijvingen van de mutaties.
 

Hier kunt u zelf de omschrijving opgeven van een financiële mutatie die wordt aangemaakt. Onder de bovenstaande 5 regels staan 3 mogelijkheden die kunnen worden ingevuld om van de geautomatiseerde boekingen een begripvolle omschijving te maken.
 

De drie mogelijkheden betekenen achtereenvolgens:

- Naam van de vaste activa groep

- Naam van het vast actief

- Specificatie van het vast actief
 

Wilt u bij een gewone afschrijvingsboeking bijvoorbeeld als omschrijving van de mutatie (de naam van de mutatie zoals die terechtkomt in de ordner  Memoriaal) eerst de naam van het vast actief en vervolgens tussen haakjes de specificatie, vult u het volgende in:

##FixedAssets.Description## (##FixedAssetsInvestments.Description##)

(Wat precies ‘Specificatie van het vast actief’ inhoudt, wordt in een later stadium specifieker uitgelegd.)

Bij 'Restant', 'Boekwinst' en 'Verkoop activa', is het verstandig om naast de hierboven gebruikte cryptische omschrijving ook de reden erbij te vermelden bijv.
Boekwinst ##FixedAssets.Description##(##FixedAssetsInvestments.Description##)

 
Bij 'Volledig afgeschreven', is het verstandig om naast de hierboven gebruikte cryptische omschrijving ook de reden erbij te vermelden bijv.
** VOLLEDIG AFGESCHREVEN ** ##FixedAssetsInvestments.Description##
 

Boekjaar

Daarna ziet u een tabel met de kolomtitels 'Boekjaar' en 'Mutatie types'. Dit is van belang voor het aanmaken van financiële mutaties. Heeft u bijvoorbeeld in 2001 een investering gedaan en wilt u in 2007 beginnen met het boeken van de afschrijvingen, dan dient u voor de voorafgaande jaren in te stellen dat er geen geautomatiseerde financiële mutaties worden aangemaakt in uw financiële administratie. Deze boekingen zijn al handmatig door u uitgevoerd. Intelly berekent voor de voorafgaande jaren (in dit geval 2001 t/m 2006) wél het bedrag van afschrijving, om uw activastaat in de gele ordner rapporten bij te werken, zodat dit overzicht overeenstemt met uw financiële administratie.

Om nu alles goed in te stellen dient u alle jaren waarvoor geen financiële mutaties meer voor mogen worden aangemaakt, te selecteren en in de tabel te zetten. Vervolgens klikt u per jaar op het -icoontje. In de eerste kolom selecteert u de optie ‘Realiteit’ en in de laatste kolom vult u de datum in waarvoor de laatste financiële mutatie mag worden gedaan. Als u bijvoorbeeld 2004 heeft geopend, en er voor dat jaar geen definitieve financiële mutaties meer voor mogen worden aangemaakt, vult u als datum 31-12-2003 in. Zo worden er voor 2004 dus geen financiële mutaties meer aangemaakt. De juiste instelling ziet er dan als volgt uit:
 

Vanaf het jaar 2007 dienen uiteindelijk wel financiële mutaties, oftewel afschrijvingsboekingen, te worden aangemaakt. U dient dit jaar (en volgende jaren) ook toe te voegen in de tabel. Na het klikken op het -icoontje, hoeft u alleen de optie 'Realiteit' te selecteren en een 'OK' te geven. Er hoeft geen datum te worden ingevuld. Voor 2007 ziet het er dus als volgt uit:

Vaste activa - Vaste Activa

• Algemeen
• Financiële mutaties
• Investeringen

Vaste activa - Vaste Activa - Algemeen

Het volgende scherm verschijnt onder tabblad 'Algemeen'.

 

Administratie: Hier staat Read Only de door u geselecteerde administratie waarvoor deze vaste activa aangemaakt gaat worden.
Vaste activa ID: Dit is een intern nummer dat automatisch door Intelly aangemaakt wordt.
Omschrijving: Hier geeft u de omschrijving van de vaste activa.
Vaste activa groep: Hier selecteert u één van de beschikbare vaste activa groepen voor deze administratie.
Afschrijvingsmethode: Hier selecteert u de methode van afschrijving die op deze vaste activa van toepassing is. Deze kan afwijken van de instelling binnen de vaste activa groep tot waartoe u deze vaste activa heeft ingesteld. Als de vaste activa automatisch is aangemaakt, dan is hier dezelfde methode als in de bijbehorende vaste activa group is ingevoerd.

Rest afschrijving gelijkmatig verdelen: Door hier een vinkje te zetten, zullen de reeds gedane afschrijvingen vastgezet worden en wordt het restant van de boekwaarde over de nog resterende afschrijvingsperiodes worden verdeeld. Zie restant afschrijving gelijkmatig verdelen voor meer informatie.

Vaste activa - Vaste Activa - Financiële mutaties

---

Vaste activa - Vaste Activa - Investeringen

In het tabblad 'investeringen' kunt u de gegevens van de (diverse) investering opgeven. 
 

Investeringsdatum: Dit is de datum van de inkoopfactuur.
Investeringswaarde: Dit is de geboekte investeringswaarde van de inkoopfactuur.
Levensduur (jaren): Geeft hier het aantal jaren op waarover deze investering wordt afgeschreven.

Specificatie: klik op het -icoontje dan kunt u relevante gegevens toevoegen of als het al ingevuld is, middels de mouse-over de ingevulde informatie inzien. De volgende gegevens kunnen aangevuld worden:

Een aantal zaken worden standaard al ingevuld, maar bijv de omschrijving van de investering (in dit geval: Beamerlamp) dient hier ingevuld te worden. De omschrijving die u hier invult wordt bedoeld met ##FixedAssetsInvestments.Description## in Vaste activa groepen.
De eventuele restwaarde kunt u hier invullen, de leverancier kan opgegeven worden, de afronding van de afschrijving wordt opgegeven en de begindatum waarop de eerste afschrijving automatisch moet worden gedaan.
In de specificatie is ook ruimte voor het laten vervallen van een investering omdat deze bijvoorbeeld verkocht wordt. U geeft dan de verkoopdatum en het verkoopbedrag op. De automatische boekingen zullen hier rekening mee houden.
 

BIj het vullen van de velden 'Reeds afgeschreven datum' en 'Reeds afgeschreven bedrag', wordt een speciale regel aangemaakt en gemarkeerd als verwerkt (waardoor deze niet naar financieel gaat) en daarmee de afschrijvingsstaat in één keer en eenmalig aansluitend gemaakt kan worden aan het vaste activa rapport welke omgezet wordt naar Intelly. 

Documenten: Hier kunt het (inkoop)document koppelen. Dit wordt door de accountant altijd opgevraagd ter onderbouwing van de investeringen. Zo heeft u het direct bij de hand.

OPMERKING:
Het is mogelijk om meerdere investering onder één vaste activa ID te zetten. Zie hiervoor bovenstaande voorbeeld mbt de beamer.
Het vaste activa heeft als omschrijving 'Beamer'. Als investering is opgegeven 'Beamer' en 'Beamerlamp' (op willekeurige dagen). Vervolgens wordt er maandelijks afgeschreven en alle afschrijvingen die binnen de vaste activa 'Beamer' vallen worden onder één financiële mutatie geboekt in de administratie.