Intelly Business Enterprise - Factuur
Dit onderdeel van een proces is de financiële afhandeling van het proces. Afhankelijk van de inrichting worden een aantal fasen doorlopen, waardoor de factuur wordt gemaakt, afgedrukt en financiëel verwerkt.
Gecontroleerd:
Pro forma: Een concept factuur is afgedrukt. Hier staat nog geen factuurnummer op.
Afgedrukt: De factuur is afgedrukt.
Verstuurd: De factuur is verzonden.
Financieel verwerkt: de factuur is binnen de financiële administratie ingeboekt en betreft nog een openstaande post.
Betaald: de factuur is binnen de financiële administratie geen openstaande post meer. Deze omzetting wordt automatisch gerealiseerd in de avonduren.
Maak een keuze uit een van de onderstaande onderwerpen:
- Aanmaken factuur
- Bewerken factuur
- Factuur tabbladen
- Factuur afdrukken
- Factuur financiëel verwerken
- Factuur creditnota
- Factuur kopie maken
Factuur - Aanmaken Factuur
U kunt op twee manieren een nieuwe factuur aanmaken. Dit kan via een order/levering of rechtstreeks via een factuur. Het is afhankelijk van uw werkwijze binnen uw onderneming, of u de ene of de andere of beiden toestaat om te gebruiken.
Via een order/levering:
Als u een order/levering heeft aangemaakt en die is akkoord bevonden, dan kunt u die gebruiken om de factuur aan te maken met alle gegevens die in de order/levering staan. Klik op levering doorzetten naar factuur om naar de beschrijving te gaan waar staat hoe u een levering door kunt zetten naar een factuur. En u klikt op order doorzetten naar factuur waar u kunt lezen hoe u een order door kunt zetten naar een factuur.
Let op: Als u binnen uw onderneming heeft afgesproken dat er altijd een order/levering moet worden gemaakt, voordat er een factuur kan worden aangemaakt, maak dan geen gebruik van de mogelijkheid de factuur rechtstreeks aan te maken.
Als u op het
|
Proces: Hier staat het proces waarbinnen de factuur wordt aangemaakt.
Relatie: Vul hier de relatie in, of maak een keuze via het
Datum: Standaard staat hier de datum van vandaag, maar deze kunt u wijzigen door een andere datum in te vullen of via het
Fase: Met behulp van de dropdown kunt u de fase selecteren waarbinnen de factuur binnenkomt. Zeker als de factuur door verschillende medewerkers moet worden bekeken en worden beoordeeld, kunt u hier het beste aangemaakt kiezen.
Als u vervolgens op de knop 'OK' klikt wordt er een lege factuur aangemaakt die u kunt bewerken. Klik op factuur bewerken als u naar de beschrijving wilt gaan hoe u een factuur kunt bewerken.
Factuur - Bewerken Factuur
Als u op het -icoon klikt, kunt u een bestaande factuur bewerken.
U krijgt een overzicht met een aantal standaard blokken op uw scherm, en een aantal blokken die specifiek voor een proces zijn. Bovenaan het overzicht ziet u het volgende:
Let op: Als u binnen uw onderneming heeft afgesproken dat er altijd een order/levering moet worden gemaakt, voordat er een factuur kan worden aangepast, maak dan geen gebruik van de mogelijkheid de factuur rechstreeks te bewerken.
Aan de linkerkant ziet u het relatieblok:
Werkmaatschappij: De naam van de werkmaatschappij waarbinnen de factuur is aangemaakt.
Prces: Het proces waarbinnen de factuur is aangemaakt.
Relatie: De naam van de relatie.
Datum: De datum wanneer de factuur is aangemaakt.
Interne referentie: Dit is de referentie die bij de order/levering is meegeven, maar dit kan ook de referentie zijn die door IFIN is teruggekoppeld. Dit is afhankelijk van de inrichting van het proces.
Externe referentie: Hier kunt u een referentie zel finvullen of deze is al ingevuld vanuit de order en levering.
Fase: Hier staat de fase waarbinnen de factuur staat, met behulp van de dropdown kunt u de fase selecteren om de factuur naar een andere fase te zetten.
Van links naar rechtts staan hier de volgende gegevens:
Type: Voor welke entiteit, zoals offerte, order, levering of factuur, de gegevens zijn in deze regel.
Datum: De datum wanneer deze entiteit is aangemaakt.
Stap: Dit is het nummer van de fase, zoals binnen deze entiteit is ingesteld. De eerste stap begint bij 0 en er kunnen meerdere stappen binnen de entiteit zitten.
Fase: Hier staat de fase waarbinnen de entiteit staat. Dit is de omschrijving van het nummer van de stap.
Interne/Externe referentie: Hier staan de referenties, zoals voor de type zijn ingegeven.
Aan de rechterkant kunnen proces specifieke onderdelen staan. Dit is een voorbeeld:
In verschillende fases kunnen onderaan het overzicht knoppen staan, om gegevens af te drukken, op te slaan of financiëel te verwerken in IFIN.
Factuur - tabbladen
Naast het overzicht heeft de factuur ook een aantal tabbladen, waarin verder gegevens voor de factuur moeten worden ingevuld. Afhankelijk van het proces kunnen dat verschillende soorten tabbladen zijn. Maak een keuze uit een tabblad:
Factuur - afdrukken
Als u in de tabbladen alle gegevens die op de factuur moeten komen heeft ingevoerd en OK gegeven, dan kunt u onderaan uw invoerscherm op de button 'afdrukken' klikken.
U krijgt nu een 'proeffactuur' op het scherm te zien (er is momenteel nog niets definitief aangemaakt).
Indien de afdruk op uw scherm er correct uitziet, kunt u onderaan de proeffactuur op de button 'afdrukken' klikken. Nu wordt deze factuur definitief afgedrukt.
Factuur - financiëel verwerken
Als u een factuur heeft aangemaakt, en die is accoord bevonden, dan kunt u deze financïeel verwerken. Dit kunt u doen, door in de fase 'Verstuurd' op de knop 'naar financieel' te klikken. Het systeem genereert dan de factuurboeking in IFIN met alle gegevens die in de factuur zijn ingegeven inclusief de toevoeging van het documenten en - indien van toepassing en ingesteld - de voorraad afboeking.Het is ook mogelijk om de financiële mutatie(s) automatisch door Intelly uit te laten voeren. Hiervoor dient in het Logistic Control Centre de mutatie verwerking aangevinkt te zijn.
Factuur - Creditnota
Om onnodig veel handmatig invoerwerk te voorkomen is het mogelijk om van een definitief afgedrukte factuur een creditnota en (optioneel) een nieuwe factuur te maken.Via de button
De facturen zijn bewerkbaar alvorens ze af te drukken. Vaak zal in deze situatie de creditnota ongewijzigd blijven en de nieuwe factuur worden gewijzigd.
Het is mogelijk om tekstueel de nieuwe factuur aan te passen. Het is ook mogelijk om de relatie bij de nieuwe factuur te wijzigen. Of beiden.
Het is uiteraard ook mogelijk om alleen een creditfactuur aan te maken en deze te wijzigen.
Factuur - Kopie maken
Het is mogelijk om eenzelfde nieuwe factuur te maken op basis van een bestaande (bijvoorbeeld indien u aan diverse relaties eenzelfde product of dienst levert of indien u bijvoorbeeld twee bijna identieke producten levert met verschillende serienummers en hiervoor 2 aparte facturen wilt sturen).
Open hiervoor de factuur welke als basis dient.
Klik op het icoon 'Kopie maken'
Er zal nu een nieuwe (losse) entiteit aangemaakt worden, welke nog op alle fronten wijzigbaar is.