Algemeen - Relaties - Aanmaken relaties
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties
Hier bevinden zich alle relaties die binnen de actieve omgeving aangemaakt zijn.
Nieuw
Door op het -icoon te klikken kan een nieuwe relatie worden aangemaakt.
Openen
U kunt een bestaande relatie openen door er via de pijltjes toetsen naartoe te gaan en op Enter te drukken, of door met de muis op het gele mapje te klikken en het -icoon aan te klikken.
Zoeken
U kunt een bestaande relatie zoeken door een stuk tekst in te geven in de tekstvakken en op Enter te drukken.
Via het -icoon worden alle zoekmogelijkheden uitgelegd.
Hieronder zijn enkele tabbladen beschreven die, indien u de juiste rechten heeft, beschikbaar zijn.
algemeen
Algemeen
Algemeen
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad AlgemeenProbeer zo volledig mogelijk de gegevens te vullen op deze pagina. Hoe meer u invult, hoe makkelijker u met de relatie kunt werken. Alleen het relatienummer waar de pagina mee begint hoeft niet te worden ingevuld, dit wordt door het programma automatisch aangemaakt.
Tip: Als het afleveradres gelijk is aan het factuuradres, volstaat het om alleen het factuuradres in te vullen. Na het opslaan via de button 'OK' zal het afleveradres automatisch door Intelly gevuld worden.
Het is belangrijk om na het invullen of wijzigingen van de relatiegegevens op de knop 'OK' te drukken. Alleen dan worden de gegevens opgeslagen. Als u dit niet doet, dient u alle wijzigingen opnieuw te doen.
Contactpersonen
Wanneer de relatie is aangemaakt verschijnt onderin het venster een lijst waar contactpersonen kunnen worden aangemaakt. Dit zijn aanspreekpunten binnen de relatie. Hier kunnen naam, geslacht, telefoonnummers, faxnummer, e-mail en functies worden ingevoerd. Sommige van deze gegevens kunnen van belang zijn binnen geautomatiseerde processen.Voorbeeld:
Een programmainstelling kan zijn dat er geautomatiseerd een e-mail verstuurd wordt naar alle contactpersonen met de functie verkoper. Wanneer een contactpersoon die e-mail dient te ontvangen moeten zijn e-mail adres, functie (=Verkoper) en naam ingevuld zijn.
Voor het digitaal ontvangen van inkoopfacturen kan de volgende contactpersoon functie gebruikt worden: eFactuur (Inkoop) en gekoppeld aan het mail adres wat de ontvangende relatie hiervoor aangeeft. Indien de ontvangende relatie ook gebruik maakt van Intelly kan het mail adres worden opgegeven wat gegenereerd wordt via document type (bekeken vanuit de ontvangende relatie).
De contactpersoon functies worden bij contactpersoon functies beschreven.
adressen
Adressen
Adressen
Stamgegevens > Algemeen > Relaties> Adressen
Hier kunnen meerdere adresgegevens van een relatie ingevoerd worden.
algemeen financieel
Algemeen financieel
Algemeen financieel
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad Algemeen financieelFactuurnaam:
Muntsoort: Via het
BTW Code inkoop/verkoop: Hier selecteert u met behulp van de dropdown de juiste BTW code of zoekt u de juiste via het .
BTW nummer: Vul het BTW nummer van de relatie in. Dit nummer begint met de twee letters van de landcode. De invulling hiervan komt terug bij de ICV / ICL aangifte.
BTW nummer controle: via de button
Attentie opmerkingen: Vul hier eventuele opmerkingen in.
Betaalwijze inkoop/verkoop: Selecteer met behulp van de dropdown de juiste betaalwijze of zoek de juiste betaalwijze via het .
Ordermethode: Selecteer met behulp van de dropdown de juiste ordermethode of zoek de juiste via het .
Account manager: Selecteer de naam van de medewerker die deze relatie in zijn portefeuille heeft.
Aantal medewerkers: Geef het aantal medewerkers van de relatie in.
Korting percentage: Vul de met uw klant afgesproken korting in.
Paraplu relatie: Indien de paraplu relatie is ingevuld, wordt deze gebruikt voor een beeld te krijgen van de totale omzet van alle vestigingen die onder deze paraplu relatie vallen.
Order relatie: Indien de order relatie is gevuld, zullen deze gegevens gebruikt worden bij de order.
Levering relatie: Indien de levering relatie is gevuld, zullen deze gegevens gebruikt worden bij de levering.
Factuur relatie: Indien de factuur relatie is gevuld, zullen deze gegevens gebruikt worden in de subadministratie.
Financiële relatie: Indien de financiële relatie is gevuld, zal deze naam gebruikt worden als debiteur.
Globale relatie: Indien de globale relatie is ingevuld, worden deze gegevens gebruikt om uw relatie gegevens bij het aanmaken zoveel mogelijk in te vullen.
algemeen logistiek
Algemeen logistiek
Algemeen logistiek
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad Algemeen logistiekIn het tabblad algemeen logistiek kunt u per werkmaatschappij een aantal instellingen maken die gelden voor deze relatie.
Standaard btw code inkoop1: Middels de dropdown kunt u hier de btw code selecteren, welke standaard door de relatie wordt gebruikt binnen het proces inkoop.
Standaard btw code verkoop1: Middels de dropdown kunt u de hier de btw code selecteren, welke standaard door de relatie wordt gebruikt binnen het proces verkoop.
Korting-%: Hier kunt u een kortingspercentage op worden gegeven welke geldt voor de relatie.
Opslag-% op inkoopprijs: Hier kunt u een opslagpercentage op worden gegeven dat bovenop de inkoopprijs moet worden berekend om zo de verkoopprijs te bepalen.
Krediet limiet: Hier kunt u een krediet limiet worden ingesteld. Dit houdt dan in dat de relatie tot dit bedrag aan betalingen open mag hebben staan.
Producten
Hier kunt u op product niveau een korting en opslag instellen.Product: Selecteer hier het product waar de instelling voor moet gelden.
Korting-%: Geef hier het kortingspercentage op voor het gekozen product.
Opslag-% op inkoopprijs: Geef hier het opslagpercentage dat bovenop de inkoopprijs moet worden berekend om zo de verkoopprijs te bepalen voor het gekozen product.
Product categorieën
Hier kunt u op product categorie niveau een korting en opslag instellen. Deze instelling geldt dan voor alle producten die vallen onder deze product categorie.Product categorie: Selecteer hier de product categorie waar de instelling voor moet gelden.
Korting-%: Geef hier het kortingspercentage op voor de gekozen product categorie.
Opslag-% op inkoopprijs: Geef hier het opslagpercentage dat bovenop de inkoopprijs moet worden berekend om zo de verkoopprijs te bepalen voor de gekozen product categorie.
Product families
Hier kunt u op product familie niveau een korting en opslag instellen. Deze instelling geldt dan voor alle producten die vallen onder deze product familie.Product familie: Selecteer hier de product familie waar de instelling voor moet gelden.
Korting-%: Geef hier het kortingspercentage op voor de gekozen product familie.
Opslag-% op inkoopprijs: Geef hier het opslagpercentage dat bovenop de inkoopprijs moet worden berekend om zo de verkoopprijs te bepalen voor de gekozen product familie.
Omzetgroepen
Hier kunt u op omzetgroep niveau een korting en opslag instellen. Deze instelling geldt dan voor alle producten die vallen onder de product categorieën met deze omzetgroep.Omzetgroep: Selecteer hier de product familie waar de instelling voor moet gelden.
Korting-%: Geef hier het kortingspercentage op voor de gekozen omzetgroep.
Opslag-% op inkoopprijs: Geef hier het opslagpercentage dat bovenop de inkoopprijs moet worden berekend om zo de verkoopprijs te bepalen voor de gekozen omzetgroep. 1:
De volgorde van de btw bepaling staat beschreven bij BTW code bepaling.
bankrekeningen
Bankrekeningen
Bankrekeningen
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad BankrekeningenAls u naar het tabblad van de bankrekeningen gaat, krijgt u het volgende te zien:
BIC: Vul het BIC nummer van de relatie in.
Banknummer: Vul het bankrekeningnummer van de relatie in.
Omschrijving: Vul de tenaamstelling van de bankrekening in.
Voor betalingen: Vink aan of de rekening voor betalingen gebruikt kan worden.
Bank: Kies de naam van de bank.
Type rekening: Kies het type van de rekening.
Als de relatie meerdere banknummers heeft, kunt u hier meerdere regels aanmaken.
Vanuit meerdere punten wordt dit tabblad automatisch gevuld, o.a via de bankmutaties en via de betalingen crediteuren.
crediteurenkaart
Crediteurenkaart
Crediteurenkaart
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad CrediteurenkaartDe crediteurenkaart van de relatie laat alle bewegingen zien waarbij de crediteurenrekening gebruikt is.
In onderstaande afbeelding is een crediteurenkaart van Klantnaam bv voor de relatie Administratie naam in kaart gebracht.
De jaarbalk bovenin geeft aan dat er alleen mutaties zijn geweest in 2007 en in 2008. Dit is te zien doordat deze jaren donkergekleurd zijn. Indien er meerdere administraties actief zijn, staan deze onder elkaar. Hier kunt u klikken op:
- het betreffende vakje
- op het jaartal - u krijgt alle bewegingen van dat jaartal van alle administraties te zien.
- op de administratie - u krijgt alle bewegingen van de administratie van alle jaartallen te zien.
- lege vak links boven - u krijgt weer alles te zien.
Op de crediteurenkaart zijn van links naar rechts de volgende gegevens zichtbaar:
- Datum: In deze kolom staat de datum van de mutatie.
- Dagboek: Hier staat het dagboek waar de mutatie in geboekt is. Hierboven zijn de dagboeken inkoop (er is een inkoopfactuur geboekt) en Rabobank (die vervolgens is betaald) zichtbaar. De dagboeken Kas en Memoriaal kunnen natuurlijk ook voorkomen (als de inkoopfactuur via de kas of het memoriaal wordt afgeboekt)
- Boekstuknr: Dit is het nummer van de boeking die weer opvraagbaar is door op het nummer te klikken. U krijgt dan de bijbehorende boeking op uw scherm.
- Factuurnr: Dit is het factuurnummer van de boeking dat meestal hetzelfde is als het boekstuknummer. Bij een afboeking staat naast het boekstuknummer van het dagboek waar de factuur in is afgeboekt, het factuurnummer (boekstuknummer) van de inkoopfactuur.
- Omschrijving: Hier staat de omschrijving zoals die ook voorkomt in de boeking/betaling.
- Bedrag: In deze kolom staat het factuurbedrag dat is opgeboekt cq betaald.
- Document: In Intelly is het ook mogelijk om het document van de inkoopboeking op te vragen en te bekijken in de crediteurenkaart door te klikken op het
-icoontje.
debiteurenkaart
Debiteurenkaart
Debiteurenkaart
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad DebiteurenkaartDe debiteurenkaart van de relatie laat voor die relatie alle bewegingen zien waarbij de debiteurenrekening gebruikt is.
In onderstaande afbeelding is een debiteurenkaart van Klantnaam bv voor de relatie 'Administratie naam' in kaart gebracht. Het betreft dus verkopen die door Klantnaam bv gedaan zijn aan Administratie naam.
- het betreffende vakje
- op het jaartal - u krijgt alle bewegingen van dat jaartal van alle administraties te zien.
- op de administratie - u krijgt alle bewegingen van de administratie van alle jaartallen te zien.
- lege vak links boven - u krijgt weer alles te zien.
Op de debiteurenkaart zijn van links naar rechts de volgende gegevens zichtbaar:
- Datum: In deze kolom staat de datum van de mutatie.
- Dagboek: Hier staat het dagboek waar de mutatie in geboekt is. Hierboven zijn de dagboeken verkoop (er is een verkoopfactuur gemaakt en geboekt) en Rabobank (die vervolgens is betaald door de debiteur) zichtbaar. De dagboeken Kas en Memoriaal kunnen natuurlijk ook voorkomen (als de verkoopfactuur via de kas of het memoriaal is/wordt afgeboekt)
- Boekstuknr: Dit is het nummer van de boeking die weer opvraagbaar is door op het nummer te klikken. U krijgt dan de bijbehorende boeking op uw scherm.
- Factuurnr: Dit is het factuurnummer van de boeking dat meestal hetzelfde is als het boekstuknummer. Bij een afboeking/betaling staat naast het boekstuknummer van het dagboek waar de factuur in is afgeboekt, het factuurnummer (boekstuknummer) van de verkoopfactuur.
- Omschrijving: Hier staat de omschrijving zoals die ook voorkomt in de boeking/betaling.
- Bedrag: In deze kolom staat het factuurbedrag dat is opgeboekt cq betaald.
- Document: In Intelly is het ook mogelijk om het document van de verkoopboeking op te vragen en te bekijken in de debiteurenkaart door te klikken op het
document e-mail
Document e-mail
Document e-mail
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Rrelaties > tabblad Document e-mail
In dit tabblad kunt u de uitvoer van bepaalde documenten die via e-mail verzonden moet worden voor de betreffende relatie instellen. Dus stel dat de relatie zijn facturen graag per e-mail ontvangt, dan kunt u dat hier instellen.
De volgende opties zijn beschikbaar:
- Type: Stel hier het type document in dat per e-mail verzonden dient te worden.
- Aan adres: Stel hier het e-mail adres in waarnaar het document gemaild gaat worden.
- CC adres: Stel hier het e-mail adres in waarnaar het document als CC gemaild gaat worden.
- Niet afdrukken: Vink dit aan indien het document niet automatisch afgedrukt moet worden.
documentstroom inkoop
Documentstroom Inkoop
Documentstroom Inkoop
Stamgegevens > algemeen > relaties > relaties > tabblad Documentstroom InkoopHet voornaamste doel van het tabblad Documentstroom Inkoop is om een factuursoort en indien mogelijk de globale relatie vast te leggen aan de geopende relatie.
In de kolom ernaast dient u het percentage in te geven voor welk bedrag automatisch op deze factuursoort moet worden geboekt. Er kunnen meerdere factuursoorten van toepassing zijn. Het totaal van de factuursoorten dient 100% te zijn. Als er voor een relatie maar één factuursoort van toepassing is, vult u in de kolom percentage het getal 100 in. Klik vervolgens wederom op OK om de instelling op te slaan. Zo wordt bij het herkennen van het factuurbedrag in het document, dit bedrag procentueel verdeeld over de hier opgegeven factuursoorten.
Voor een relatie kunt u ook meerdere factuursoorten kiezen. Als bekend is dat er bij een inkoopfactuur van het factuurbedrag altijd een gedeelte 'factuursoort 1' is en een ander gedeelte 'factuursoort 2' kunt u dit in de kolom Percentage verdelen. Als de verdeling onbekend is, of er geen sprake is van een verdeling, kunt u het beste bij beide factuursoorten als percentage 100 invullen. Hij kent dan voor beide factuursoorten het totale factuurbedrag toe. In het boekingsscherm in de ToDo-lijst kunt u dan de onjuiste factuursoort verwijderen of de bedragen zelf handmatig aanpassen.
Globale relatie: Is een document van deze relatie na het scannen automatisch herkend door Intelly, is ook de globale relatie herkend (indien deze met de documentherkenning is aangemaakt).
U kunt dan zelf de globale relatie koppelen aan uw eigen relatie in Intelly. Hoe dit proces werkt, is hier uitgebreid beschreven.
Als de globale relatie gekoppeld is, wordt deze automatisch hier binnen dit tabblad gevuld.
documentstroom verkoop
Documentstroom Verkoop
Documentstroom Verkoop
Stamgegevens > algemeen > relaties > relaties > tabblad Documentstroom VerkoopHet voornaamste doel van het tabblad Documentstroom Verkoop is om een omzetgroep toe te kennen aan de geopende relatie. In de kop kunt met behulp van de dropdown een (logistieke) BTW code selecteren.
In de kolom ernaast dient u het percentage in te geven voor welk bedrag automatisch op deze omzetgroep moet worden geboekt. Er kunnen meerdere omzetgroepen van toepassing zijn. Het totaal van de omzetgroepen dient 100% te zijn. Als er voor een relatie maar één omzetgroep van toepassing is, vult u in de kolom percentage het getal 100 in. Klik vervolgens wederom op OK om de instelling op te slaan. Zo wordt bij het verwerken van het verkoopdocument, dit bedrag procentueel verdeeld over de hier opgegeven omzetgroepen.
entiteiten
Entiteiten
Entiteiten
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad EntiteitenU ziet hier een samenvatting van de logistieke invoer specifiek voor de relatie.
Door op het aantal in het grijze / blauwe / groene / rode vlak te klikken, wordt er een overzicht gegeven van de betreffende Entiteiten. Hierin kunt u op de ID klikken om de Entiteit te openen.
externe programmas
Externe programma's
Externe programma's
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad Externe programma'sHet doel van het tabblad externe programma's is om data vanuit een extern programma te koppelen of te verwerken binnen Intelly met betrekking tot de geopende relatie.
Externe programma's: Met behulp van de dropdown kunt u het externe programma uit de lijst selecteren. Als u het externe programma heeft geselecteerd, klikt u op OK. Staat de gewenste externe programma er niet bij, kunt u hier lezen hoe u deze kunt aanmaken.
- Administratie (optioneel): Via de dropdown kunt u hier de administratie selecteren, waarvoor de data bestemd is.
- Externe relatie: Hier kunt u de relatie code inbrengen, die de relatie heeft binnen het externe programma.
financiele module
Financiële module
Financiële module
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad Financiële moduleKredietlimiet: Hier vult ude limiet in die door uw organisatie voor deze relatie is toegestaan. Indien het openstaande saldo hoger is dan de hier opgegeven kredietlimiet, zal dit gemeld worden.
Opmerking kredietoverschrijding: Hier kunt u een instructie neerzetten wat er bij een overschrijding moet gebeuren of wie er ingelicht moet worden. Deze opmerking wordt bij de overschrijding getoond.
kostenfacturen
Kostenfacturen
Kostenfacturen
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Rrelaties > tabblad KostenfacturenHet voornaamste doel van het tabblad Kostenfacturen is om een factuursoort en indien mogelijk de globale relatie vast te leggen aan de geopende relatie.
U kunt dan zelf de globale relatie koppelen aan uw eigen relatie in Intelly. Hoe dit proces werkt, is bij globale relaties uitgebreid beschreven.
Als de globale relatie gekoppeld is, wordt deze automatisch hier binnen dit tabblad gevuld.
Factuur soort:
Via een dropdown menu kunt u de factuursoort uit de lijst selecteren. De geselecteerde factuursoort komt bij het boeken via de ToDo-lijst automatisch naar voren, zodra de relatie en het bedrag exclusief BTW bekend is. Als u de factuursoort heeft geselecteerd, klikt u op OK. Staat de gewenste factuursoort er niet bij, kunt u op factuursoort maken klikken om te lezen hoe u deze kunt aanmaken.
In de kolom ernaast dient u het percentage in te geven voor welk bedrag automatisch op deze factuursoort moet worden geboekt. Er kunnen meerdere factuursoorten van toepassing zijn. Het totaal van de factuursoorten dient 100% te zijn. Als er voor een relatie maar één factuursoort van toepassing is, vult u in de kolom percentage het getal 100 in. Klik vervolgens wederom op OK om de instelling op te slaan. Zo wordt bij het herkennen van het factuurbedrag in het document, dit bedrag procentueel verdeeld over de hier opgegeven factuursoorten.
Voor een relatie kunt u ook meerdere factuursoorten kiezen. Als bekend is dat er bij een inkoopfactuur van het factuurbedrag altijd een gedeelte 'factuursoort 1' is en een ander gedeelte 'factuursoort 2' kunt u dit in de kolom percentage verdelen. Als de verdeling onbekend is, of er geen sprake is van een verdeling, kunt u het beste bij beide factuursoorten als percentage 100 invullen. Hij kent dan voor beide factuursoorten het totale factuurbedrag toe. In het boekingsscherm in de ToDo-lijst kunt u dan de onjuiste factuursoort verwijderen of de bedragen zelf handmatig aanpassen.
leveranciergroepen
Leveranciergroepen
Leveranciergroepen
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad Leveranciergroepen
Als u naar het tabblad leveranciergroepen gaat, krijgt u het volgende te zien:
Hier is het mogelijk om een relatie onder te verdelen in leveranciergroepen. Hoe een leveranciergroep wordt aangemaakt, staat op leveranciergroepen beschreven.
logistieke uitvoer
Logistieke uitvoer
Logistieke uitvoer
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad Logistieke uitvoer
Deze instellingen hebben betrekking op de uitvoer in het logistieke systeem.
De volgende opties zijn beschikbaar:
- Sjabloon groep: Door aan een relatie een sjabloon groep toe te kennen, kan worden bepaald welke layout standaard geselecteerd is wanneer voor deze klant bijvoorbeeld een factuur wordt afgedrukt in het logistieke systeem. Dit is mede afhankelijk van instellingen in het Logistic Control Center. De complete functionalteit wordt bij functionaliteit uitgelegd.
- Type + Aantal afdrukken: Hier kunt u per type entiteit aangeven hoeveel exemplaren afgedrukt moeten worden. Als hier bijvoorbeeld voor type Factuur, 2 afdrukken staat ingesteld, dan zal in het logistieke systeem een factuur 2 keer afgedrukt voor deze relatie.
openstaand inkoop
Openstaand inkoop
Openstaand inkoop
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad Openstaand inkoopHet tabblad Openstaand inkoop van de relatie laat voor die relatie alle facturen zien die nog betaald moeten worden.
In onderstaande afbeelding is een openstaand inkoop van ' Klantnaam bv' voor de relatie Administratie naam in kaart gebracht.
Boekstuknr: Dit is het nummer van de boeking die weer opvraagbaar is door op het nummer te klikken. U krijgt dan de bijbehorende boeking op uw scherm.
Datum: In deze kolom staat de datum van de inkoopfactuur.
Bedrag: Hier wordt het openstaande bedrag weergegeven in de kolom, binnen het aantal dagen dat het bedrag openstaat, en tevens in de kolom totaal. In bovenstaande afbeelding staat factuur 80020 minder dan 30 dagen open. Vandaar dat het factuurbedrag in de kolom <=30dgn staat.
Dagen: Is het aantal dagen dat de inkoopfactuur openstaat ten opzichte van de factuurdatum.
Document: In Intelly is het ook mogelijk om het document van de inkoopboeking op te vragen en te bekijken door te klikken op het
In bovenstaande afbeelding is dus te zien dat er nog voor een bedrag van 200,00 euro aan crediteurenposten openstaat. Dit betreft factuur 80020, deze is namelijk nog niet betaald en/of in de bank afgeboekt. Het bedrag staat al 6 dagen open, en afhankelijk van de betalingstermijn had hij al betaald moeten zijn of moet hij nog betaald worden.
Vreemde valuta
Indien bij deze relatie geboekt is in bijvoorbeeld USD, dan ziet u hier standaard het euro openstaande bedrag. Via het vinkvak 'Toon originele valuta' (bovenaan in het scherm) kunt u ervoor kiezen om de bedragen in originele valuta te tonen.
openstaand verkoop
Openstaand verkoop
Openstaand verkoop
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad Openstaand verkoopHet tabblad Openstaand verkoop van de relatie laat alle facturen zien die nog betaald moeten worden door de relatie.
In onderstaande afbeelding is een openstaand verkoop van Klantnaam bv voor de relatie Administratie naam in kaart gebracht.
Op het overzicht zijn van links naar rechts de volgende gegevens zichtbaar:
Boekstuknr: Dit is het nummer van de boeking die weer opvraagbaar is door op het nummer te klikken. U krijgt dan de bijbehorende boeking op uw scherm.
Datum: In deze kolom staat de datum van de verkoopfactuur.
Bedrag: Hier wordt het bedrag weergegeven in de kolom, binnen het aantal dagen dat het bedrag openstaat, en tevens in de kolom totaal.
Dagen: Is het aantal dagen dat de verkoopfactuur openstaat ten opzichte van de factuurdatum.
Document: In Intelly is het ook mogelijk om het document van de verkoopboeking op te vragen en te bekijken door te klikken op het
Dit overzicht kan ook gebruikt worden als betalingsherinnering bijlage, daarom staat ook het bankrekeningnummer van de onderneming hierop vermeld. Zodat de relatie aan dit overzicht meteen kan zien hoeveel hij nog moet betalen en op welk bankrekeningnummer.
In bovenstaande afbeelding is te zien dat er nog voor een bedrag van 200,00 euro aan debiteurenposten openstaat. Dit betreft factuur 80020, deze is namelijk nog niet betaald en/of in de bank afgeboekt. Het bedrag staat al 6 dagen open, en afhankelijk van de betalingstermijn had hij al betaald moeten zijn of moet hij nog betaald worden.
Vreemde valuta
Indien bij deze relatie geboekt is in bijvoorbeeld USD, dan ziet u hier standaard het euro openstaande bedrag. Via het vinkvak 'Toon originele valuta' (bovenaan in het scherm) kunt u ervoor kiezen om de bedragen in originele valuta te tonen.
relatiegroepen
Relatiegroepen
Relatiegroepen
Stamgegevens > algemeen > relaties > relaties > tabblad Relatiegroepen
Als u naar het tabblad Relatiegroepen gaat, krijgt u het volgende te zien:
Hier is het mogelijk om een relatie onder te verdelen in groepen. Hoe een relatiegroep wordt aangemaakt staat bij de relatiegroepen beschreven.
saldi inkoop
Saldi inkoop
Saldi inkoop
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad Saldi inkoopDe saldi overzicht van de relatie laat alle inkoopfacturen zien, die betaald zijn en die open staan.
In onderstaande afbeelding is een saldi inkoop van Klantnaam bv voor de relatie Intelly Sales bv in kaart gebracht.
- het betreffende vakje
- op het jaartal - u krijgt alle bewegingen van dat jaartal van alle administraties te zien.
- op de administratie - u krijgt alle bewegingen van de administratie van alle jaartallen te zien.
- lege vak links boven - u krijgt weer alles te zien.
Op de saldikaart zijn van links naar rechts de volgende gegevens zichtbaar:
Factuurnr: Dit is het nummer van de boeking. Indien je er met de muis overheen zweeft, verschijnt er een mouse-over die de informatie geeft van alle boekingen die op dit factuurnummer staan. Op het factuurnummer kun je klikken. Indien er één boeking is, zal deze direct geopend worden. Indien er meerdere boekingen zijn, kun je de betreffende boeking selecteren uit de opengeklapte lijst.
Datum: In deze kolom staat de factuurdatum.
Omschrijving: Hier staat de omschrijving zoals die ook voorkomt in de boeking.
Saldo: In deze kolom staat het factuurbedrag dat is opgeboekt.
Betaald: Hier staat het bedrag dat er betaald is op dit inkoopfactuur.
Openstaand: Hier staat het bedrag wat nog openstaat.
Document: In Intelly is het ook mogelijk om het document van de inkoopboeking op te vragen en te bekijken in de saldi inkoop kaart door te klikken op het
Na elke maand is er een subtotaal telling, en na elk jaar dat er is opgevraagd. En het overzicht eindigt met een totaaltelling van alle mutaties.
In bovenstaande afbeelding is te zien dat er nog voor een bedrag van 200,00 euro aan crediteurenposten openstaat. Dit betreft factuur 80020.
Vreemde valuta
Indien bij deze relatie geboekt is in bijvoorbeeld USD, dan ziet u het koersverschil in euro doorgestreept in de lijst terug en wordt niet in het openstaande bedrag meegerekend.
Via het vinkvak 'Toon originele valuta' (bovenaan in het scherm) kunt u ervoor kiezen om de originele valuta te tonen.
saldi verkoop
Saldi verkoop
Saldi verkoop
Stamgegevens > algemeen > relaties > relaties > tabblad Saldi verkoopHet saldi overzicht van de relatie laat voor die relatie alle verkoopfacturen zien, die betaald zijn en die open staan.
In onderstaande afbeelding is een saldi verkoop van Klantnaam bv voor de relatie Intelly Sales bv in kaart gebracht.
De jaarbalk bovenin geeft aan dat er alleen mutaties zijn geweest in 2007 en in 2008. Dit is te zien doordat deze jaren donkergekleurd zijn. Indien er meerdere administraties actief zijn, staan deze onder elkaar. Hier kunt u klikken op:
- het betreffende vakje
- op het jaartal - u krijgt alle bewegingen van dat jaartal van alle administraties te zien.
- op de administratie - u krijgt alle bewegingen van de administratie van alle jaartallen te zien.
- lege vak links boven - u krijgt weer alles te zien.
Op de saldikaart zijn van links naar rechts de volgende gegevens zichtbaar:
Factuurnr: Dit is het nummer van de boeking. Indien je er met de muis overheen zweeft, verschijnt er een mouse-over die de informatie geeft van alle boekingen die op dit factuurnummer staan. Op het factuurnummer kun je klikken. Indien er één boeking is, zal deze direct geopend worden. Indien er meerdere boekingen zijn, kun je de betreffende boeking selecteren uit de opengeklapte lijst.
Datum: In deze kolom staat de factuurdatum.
Omschrijving: Hier staat de omschrijving aan wie er is gefactureerd.
Saldo: In deze kolom staat het factuurbedrag dat is gefactureerd.
Betaald: Hier staat het bedrag dat er betaald is op dit verkoopfactuur.
Openstaand: Hier staat het bedrag wat nog openstaat.
Document: In Intelly is het ook mogelijk om het document van de verkoopboeking op te vragen en te bekijken in de saldi verkoop kaart door te klikken op het
Na elke maand is er een subtotaal telling, en na elk jaar dat er is opgevraagd. En het overzicht eindigt met een totaaltelling van alle mutaties.
In bovenstaande afbeelding is te zien dat er nog voor een bedrag van 200,00 euro aan debiteurenposten openstaat. Dit betreft factuur 80020.
Vreemde valuta
Indien bij deze relatie geboekt is in bijvoorbeeld USD, dan ziet u het koersverschil in euro doorgestreept in de lijst terug en wordt niet in het openstaande bedrag meegerekend.
Via het vinkvak 'Toon originele valuta' (bovenaan in het scherm) kunt u ervoor kiezen om de originele valuta te tonen.
documenten
Documenten
Documenten
Stamgegevens > Algemeen > Relaties > Relaties > tabblad DocumentenHet is mogelijk om documenten te koppelen aan een specifieke relatie zodat een soort van archief opgebouwd wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een uittreksel Kamer van Koophandel, gespreksnotities etc.
Klik op document koppelen voor een beschrijving hoe u een document kunt koppelen aan deze relatie.
De volgende modules hebben binnen relaties aanvullende tabbladen.
Per module worden de tabbladen beschreven.
HACCP
Stamgegevens > algemeen > relaties > relaties
In dit gedeelte van de handleiding zijn de tabbladen, die bij het stamgegeven relatie horen, beschreven van de productie module HACCP.
derde kanaal
Derde kanaal / Fabrikant
Derde kanaal / Fabrikant
In dit tabblad worden gegevens verzameld, die nodig zijn binnen het productie module van HACCP. De relaties worden ingedeeld naar leverancier of klant als ze invloed hebben in het productieproces en ingedeeld naar derde kanaal of fabrikant.Met derde kanaal wordt bedoeld een productie die door een derde partij wordt gedaan en met fabrikant wordt bedoeld een productie die in eigen beheer wordt gedaan.
Derde kanaal klant van: geeft u aan wie de derde partij is, zodat de relatie de eindproducten van deze derde partij geleverd krijgt.
Derde kanaal leverancier: Als deze is aangevinkt, dan is deze relatie een leverancier van grondstoffen voor de derde partij.
Fabrikant: Als deze is aangevinkt, dan is deze relatie een van de producenten.
Fabrikant leverancier: Als deze is aangevinkt, dan is deze relatie een leverancier van grondstoffen voor de eigen productie.
Door op de knop 'OK' te klikken worden de gegevens aangepast, en door op 'Terug' te klikken gaat u terug naar het relatie menu zonder wijzigingen in de relatie aan te brengen.
fabrikant administraties
Fabrikant administraties
Fabrikant administraties
Als u bij Derde kanaal / Fabrikant heeft aan gegeven dat deze relatie een fabrikant is, dan is het hier mogelijk om aan te geven in welke administratie en welke periode de administratieve mutaties te boeken. Door de dropdown is het mogelijk om een administratie te selecteren en de 'datum van' en 'datum tot' kunt u naar wens aan passen. Laat een datum range binnen hezelfde jaar vallen, en maak voor elk jaar een nieuwe regel aan.
Door op de knop 'OK' te klikken worden de gegevens aangepast, en door op 'Terug' te klikken gaat u terug naar het menu van de relaties zonder wijzigingen in de fabrikant administraties aan te brengen.Bij externe dagboeken staat een
of
-icoon. Als hij donker is dan zijn er nog geen dagboeken ingesteld. Als hij licht is dan zijn er al een of meerdere externe dagboeken ingesteld. Door op dit icoon te klikken gaat u naar het volgende scherm, waar u de externe dagboeken kunt instellen, danwel wijzigen.
Met behulp van de dropdown of het -icoon is het mogelijk om het dagboek te zoeken.
Door op de knop 'OK' te klikken worden de gegevens aangepast, en door op 'Terug' te klikken gaat u terug naar fabrikant administraties zonder wijzigingen in de dagboeken aan te brengen.
IBES
Stamgegevens > algemeen > relaties > relatiesIn dit gedeelte van de handleiding zijn de tabbladen, die bij het stamgegeven relatie horen, beschreven van de module IBES.
entiteiten
Entiteiten
Entiteiten
Stamgegevens > algemeen > relaties > relaties > tabblad EntiteitenHet is mogelijk om de betreffende entiteiten op te halen door erop te klikken.
kostenfacturen
Kostenfacturen
Kostenfacturen
Stamgegevens > algemeen > relaties > relaties > tabblad KostenfacturenHet voornaamste doel van het tabblad Kostenfacturen is om een factuursoort en indien mogelijk de globale relatie toe te kennen aan de geopende relatie.
In de kolom ernaast dient u het percentage in te geven voor welk bedrag automatisch op deze factuursoort moet worden geboekt. Er kunnen meerdere factuursoorten van toepassing zijn. Het totaal van de factuursoorten dient 100% te zijn. Als er voor een relatie maar één factuursoort van toepassing is, vult u in de kolom percentage het getal 100 in. Klik vervolgens wederom op OK om de instelling op te slaan. Zo wordt bij het herkennen van het factuurbedrag in het document, dit bedrag procentueel verdeeld over de hier opgegeven factuursoorten.
Voor een relatie kunt u ook meerdere factuursoorten kiezen. Als bekend is dat er bij een inkoopfactuur van het factuurbedrag altijd een gedeelte 'factuursoort 1' is en een ander gedeelte 'factuursoort 2' kunt u dit in de kolom Percentage verdelen. Als de verdeling onbekend is, of er geen sprake is van een verdeling, kunt u het beste bij beide factuursoorten als percentage 100 invullen. Hij kent dan voor beide factuursoorten het totale factuurbedrag toe. In het boekingsscherm in de ToDo-lijst kunt u dan de onjuiste factuursoort verwijderen of de bedragen zelf handmatig aanpassen.
Globale relatie: Is een document van deze relatie na het scannen automatisch herkend door Intelly, is ook de globale relatie herkend (indien deze met de documentherkenning is aangemaakt).
U kunt dan zelf de globale relatie koppelen aan uw eigen relatie in Intelly. Hoe dit proces werkt, is bij globale relatie uitgebreid beschreven.
Als de globale relatie gekoppeld is, wordt deze automatisch hier binnen dit tabblad gevuld.
proces instellingen
Proces instellingen
Proces instellingen
Stamgegevens > algemeen > relaties > relaties > tabblad Proces instellingenHier kunt u een (afwijkende) instelling opgeven voor het aantal afdrukken per type proces.
Klik op Output om te lezen hoe u de standaard instelling inricht.