Begeleidend schrijven
Een begeleidend schrijven is een standaard brieflayout die bij een relatie kan worden aangepast, afgedrukt en in het documentsysteem kan worden gezet. Het is een standaard brief die voor meerdere relaties kan worden gebruikt. Om een begeleidend schrijven bij een relatie te kunnen gebruiken moet er eerst een sjabloon worden aangemaakt. Het sjabloon moet vervolgens aan een documentgroep worden gekoppeld.Sjabloon
In het sjabloon wordt de standaard tekst van het begeleidend schrijven opgesteld. In het tabblad Algemeen moet bij Sjabloon type, het type Relatie worden ingevoerd. Dit is nodig om te bepalen dat dit sjabloon voor een begeleidend schrijven mag worden gebruikt. Op het sjabloon mogen tags voor begeleidend schrijven worden gebruikt. Deze tags worden bij het afdrukken vervangen door de echte waarden.Documentgroep
Wanneer het sjabloon is aangemaakt, moet deze nog aan een documentgroep worden gekoppeld. Dit gebeurt in het tabblad Begeleidend schrijven. Naast de sjabloonkoppeling moeten hier het documenttype en het security level worden ingesteld. Deze instelling zorgt ervoor dat het te genereren document met de juiste specificaties in het documentsysteem wordt opgeslagen.Het sjabloon kan aan meerdere documentgroepen worden gekoppeld.
Wanneer dit is ingericht kan het begeleidend schrijven op twee manieren bij de relatie worden geopend. Vanuit het overzicht van relaties:
Vervolgens moet er een document groep geselecteerd worden. Hiermee wordt mede bepaald wie de afzender van het begeleidend schrijven wordt (dit is de relatie zoals die is ingesteld bij de documentgroep).
Indien er maar 1 documentgroep beschikbaar is, wordt meteen verder gegaan.
Nu wordt gevraagd welk begeleidend schrijven sjabloon gebruikt moet worden. De sjabloonkeuze is afhankelijk van de instellingen bij de documentgroep.
Indien er maar 1 sjabloon beschikbaar is, wordt meteen verder gegaan.
Nu wordt de begeleidend schrijven layout geopend in een HTML Editor. De inhoud van de brief kan hierin nog worden aangepast.
De 'Referentie' wordt gebruikt als kenmerk van het document wanneer deze in het documentsysteem wordt gezet.
Met de knop Proef wordt een voorbeeldweergave van het document getoond .pdf formaat.
Met de knop Document maken wordt van het sjabloon een .pdf bestand gemaakt dat in het Documentsysteem wordt opgeslagen. Dit document wordt vervolgens gekoppeld aan de relatie aan wie het begeleidend schrijven is gericht.